Če boste uporabljali vezano knjigo računov, so koraki sledeči:

1. Sprejmete pravilnik, v katerem določite način, kako boste v skladu z zakonskimi zahtevami označevali račune pri gotovinskem poslovanju.

V pravilniku določite:

  • da boste račune, plačane z gotovino, izdajali iz vezane knjige računov,
  • podatke o lokacijah, na katerih boste izdajali račune iz vezane knjige računov:
    • naslov poslovnega prostora skupaj z oznako katastrske občine, številko stavbe in dela stavbe. Če vseh teh podatkov ne poznate, jih lahko dobite na portalu Javni pogled v nepremičnine, tako da vstopite v evidenco, izberete »napredno iskanje« in izpolnite polja »občina«, »ulica« in »hišna številka«. S klikom na gumb »išči« vam bo aplikacija prikazala podatke o katastrski občini, številu stavbe in dela stavbe za izbran poslovni naslov,
  • če boste račune izdajali izven poslovnih prostorov (npr. na stojnici, na prostem, v kombiju, itd.), lokacijo navedete samo opisno, kot npr. »službeni kombi«, »kiosk«, »stojnica« in podobno.
    Za vsako lokacijo določite tudi oznako, ki bo vidna na izdanem računu, kot npr. »1«, »2«, »sedez«, »kranj«, »podruznica MB«, »dunajska2« in podobno. Oznaka ne sme vsebovati presledkov in šumnikov,
  • način dodeljevanja številk izdanim računom. Primer bi npr. bil »0001«, ki bi mu sledil »0002« ali "VKR1-001", ki bi mu sledil "VKR1-002" in podobno.

Pravilnik o dodeljevanju številk računov, ki izpolnjuje vse zakonske zahteve, si lahko glede na lastne potrebe izdelate v CNVOS-ovi spletni aplikaciji ePravnik (razdelek »Pravilniki za NVO«).

2. V prosti prodaji (npr. v knjigarni) kupite vezano knjigo računov.

3. Kupljeno vezano knjigo računov preko portala eDavki z obrazcem "NF-VKRPotrdilo" potrdite. S tem sporočite FURS serijsko številko vezane knjige, ki ji bo uporabljala vaša organizacija.

4. Preko portala eDavki z obrazcem »DPR-PridobitevDP« oddajte zahtevo za pridobitev digitalnega potrdila za izvajanje postopka davčnega potrjevanja računov. Gre za posebno digitalno potrdilo, saj druga digitalna potrdila, ki jih uporabljate za eDavke, AJPES ali spletno banko niso ustrezna.
Čez nekaj minut prejmete v portalu eDavki v razdelku »Dokumenti prejeti v zadnjem mesecu« nov dokument, ki vsebuje povezavo do digitalnega potrdila. Gesla in digitalni certifikat shranite na računalnik, nato pa nanj certifikat še namestite.

5. Z računalnikom, kjer je nameščen digitalni certifikat, vstopite v aplikacijo miniBLAGAJNA in v razdelku »Pregled nastavitev« uredite prvi dve postavki, katerih status še ni urejen:
To pomeni da:

  • v aplikacijo prenesete shranjen certifikat in ga s tem registrirate in
  • iz pravilnika pod točko 1 vpišete podatke o lokacijah, kjer boste izdajali račune za gotovinsko blagajno, in njihove oznake.

6. Pripravite obvestilo za kupce, ki mora biti ob izdaji računov na vidnem mestu.

Ko ste opravili vse zgornje korake, lahko pričnete z izdajo računov iz (potrjene) vezane knjige računov.

Po izdaji računa ne pozabite, da je potrebno kopijo računa tudi shraniti (v elektronski ali papirnati obliki).

7. Ko izdate posamezen račun iz vezane knjige računov, ga morate najkasneje do 10. dne prihodnjega meseca potrditi preko spletne aplikacije miniBLAGAJNA (razdelek »potrjevanje VKR računov).

Po izdaji računa ne pozabite, da je potrebno kopijo računa tudi shraniti (v elektronski ali papirnati obliki).