Spremembe pri vodenju evidenc na področju dela veljajo tudi za NVO

Evidence na področju dela in socialne varnosti je potrebno voditi za osebe, ki v organizaciji opravljajo delo na katerikoli pravni podlagi (torej tako za delavce kot tudi za npr. prostovoljce in študente, osebe, ki delajo na podlagi avtorske in podjeme pogodbe, a pod pogojem, da je izpolnjen kateri od elementov delovnega razmerja), in sicer:

• Evidenca o zaposlenih delavcih,
• Evidenca o stroških dela,
• Evidenca o izrabi delovnega časa,
• Evidenca o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu in
• Evidence s področja varnosti in zdravja pri delu.

Od 20. novembra dalje boste morali podatke iz evidence o zaposlenih delavcih Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije posredovati z dnem nastopa dela po pogodbi o zaposlitvi oziroma najpozneje pred začetkom opravljanja dela, in ne več v roku 8 dni od sklenitve pogodbe o zaposlitvi, kot velja sedaj.

Prav tako bo od 20. novembra dalje obvezno voditi razširjeno evidenco o izrabi delovnega časa, ki bo morala poleg podatka o opravljenem številu ur dela, skupnega števila opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, opravljenih ur v času nadurnega dela, neopravljenih urah, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, neopravljenih urah, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila, neopravljenih urah, za katere se ne prejema nadomestilo plače in števila ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa, vsebovati še:

• čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
• izrabo in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
• opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
• opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
• tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

Obrazec za vodenje evidence ni predpisan in si lahko tako evidenco prilagodite po svoje. Mora pa vsebovati zgornje postavke.

Prav tako boste morali delavce pisno/elektronsko obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne v vaši organizaciji oziroma omogočiti neposreden elektronski dostop do evidence o izrabi delovnega časa. Delavec pa bo lahko od vas zahteval, da ga o stanju iz evidence obvestite enkrat tedensko. Podatke iz evidence o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki, boste morali hraniti na sedežu organizacije oziroma na kraju opravljanja dela.

Evidenco o izrabi delovnega časa boste lahko še naprej vodili ročno (npr. v excel obrazcu) elektronsko vodenje (v posebni aplikaciji) pa bo obvezno za tiste delodajalce, ki bodo ugodili predlogu delavcev za elektronsko vodenje evidence ali pa jim bo tako naložil inšpektor za delo v primeru pravnomočno ugotovljenih kršitev. 

V septembru bomo na temo vseh novih obveznosti organizirali tudi posebno delavnico, tako da boste na nove obveznosti dobro pripravljeni. O delavnici vas bomo obvestili prek našega novičnika. V kolikor na novičnik še niste naročeni, vam predlagamo, da se nanj naročite. Poleg informacij o podobnih delavnicah so v novičnik vključene tudi druge spremembe na področju nevladnega sektorja, priložnosti za prijave na razpise in sodelovanje v posvetovalnih ali delovnih telesih vlade oz. lokalnih skupnosti.