Kako izvesti zbor članov na daljavo?

Mnoge nevladne organizacije se ob ponovni razglasitvi epidemije in nadaljevanju izjemnih razmer, ki bodo po napovedih lahko trajale še nekaj časa, ponovno ukvarjajo z vprašanjem, ali lahko izvajajo seje zbora članov ali drugih organov na daljavo, čeprav te možnosti nimajo izrecno predvidene v statutu ali drugem aktu.

Tehnična izvedba sej organov v aktih nevladnih organizacij pogosto sploh ni točno določena, kar pomeni, da je lahko izvedba na daljavo, denimo z videokonferenco, že v osnovi (torej tudi brez izjemnih razmer) skladna z akti. Pri svetovanjih nevladnim organizacijam v zadnjih mesecih ugotavljamo, da je vsaj seja z uporabo videokonference pri mnogih organizacijah možna na način, da se upoštevajo vsa pravila aktov. Izvedba na daljavo ni neskladna z akti zgolj zato, ker v njih ni izrecno predvidena, ampak šele v primeru, če pri izvedbi na daljavo res ni mogoče upoštevati vseh pravil. Smiselno je torej najprej pogledati vsebino aktov in preveriti, ali je mogoče s katerim načinom izvedbe na daljavo upoštevati vsa pravila.

Če pravila nevladne organizacije vendarle predvidevajo le izvedbo seje organa z osebnim srečanjem v živo, pa seveda v normalnih razmerah izvedba sej na daljavo ni možna brez spremembe temeljnega akta ali pravilnikov.

V tem primeru so trenutne izjemne okoliščine tiste, ki lahko upravičijo kršitev pravila, da se seje izvedejo z osebnim srečanjem v živo, in drugih s tem povezanih pravil. Okoliščine namreč trenutno celo onemogočajo normalno izvedbo sej v živo – tako zaradi predpisov (npr. prepovedan prehod med regijami) kot tudi zato, ker izvedba seje v živo glede na trenutno stanje pomeni nesorazmerno tveganje za zdravje članov (še toliko bolj, če gre za rizične skupine, starejše, bolne). V okoliščinah, v katerih se nahajamo, bi ne glede na pravila društva tako lahko celo ugotovili, da bi izvedba seje z osebnim srečanjem (ki je sicer v skladu s pravili) bolj omejevala pravico člana do odločanja kot pa izvedba prek spleta, saj bi član za odločanje z osebno navzočnostjo moral nesorazmerno tvegati svoje zdravje.

Pri odločanju, ali izvesti sejo na daljavo, ki krši kakšno pravilo nevladne organizacije, je treba predvsem pretehtati oziroma primerjati interese (nevladne organizacije, njenih članov in uporabnikov), ki se ščitijo z upoštevanjem pravil NVO o izvedbi seje, na eni strani, in interese, ki se varujejo z izvedbo na daljavo, na drugi. Vzemimo za primer zbor članov društva. Če se z izvedbo na daljavo ne krši nobeno pomembno pravilo, ki bi resno posegalo v pravice članov do odločanja, hkrati pa izvedba seje v živo, ki je po pravilih, krši priporočila inštitucij, ogroža javno zdravje in zdravje članov, v najslabšem primeru pa od članov celo terja kršitev predpisov, je seveda izvedba na daljavo lahko upravičena, medtem ko izvedba v živo ni. Pomembno pri presoji je tudi to, ali je odločitev v danem trenutku nujna – ali je torej seja v tistem trenutku nujna za zaščito interesov članov in društva, ali je bolj smiselna odložitev seje do izteka izjemnih razmer. Glede na to, da te izjemne razmere utegnejo trajati še precej časa, je pogosto v interesu organizacije in njenih članov ter uporabnikov, da se seja opravi, oziroma je to potrebno za delovanje društva.  

Navedeno ne velja le za čas razglašene epidemije, ampak je podoben razmislek s tehtanjem interesov možno opraviti v celotnem času izjemnih razmer. Tudi če zbiranje inštitucije zgolj odsvetujejo oziroma takšna izvedba krši zgolj priporočila, ali na primer če NVO ugotovi, da za njene člane obstajajo posebna tveganja (denimo, ker so nekateri člani so rizične skupine, bolniki, starejši), je izvedba seje zbora članov na daljavo lahko upravičena.

Kako izvesti sejo na daljavo zaradi izjemnih razmer?

• Na dnevni red seje na daljavo umestite le zadeve, o katerih mora organ nujno odločati.
• Članom pošljete obvestilo o sklicu seje, kjer navedete, da se seja organa zaradi preprečevanja širitve okužbe s koronavirusom in ob upoštevanju predpisanih ukrepov ter priporočil Nacionalnega inštituta za javno zdravje izjemoma izvede na daljavo. Obvestilo pošljete na način, kot se vedno sklicuje seja organa.
• Pri sklicu in izvedbi seje ter glasovanja na daljavo smiselno uporabljajte vsa druga pravila nevladne organizacije, ki veljajo za običajne seje organa (roki za sklic, posredovanje gradiv za glasovanje, predvidene večine, potrebne za sprejem sklepa, in podobno).
• V obvestilu članom organa določite in pojasnite tehnični način izvedbe seje, tj. kakšen bo način razprave in glasovanja (na primer po navadni pošti, po elektronski pošti na določen naslov, na konferenčnem klicu).
• Obvestilu priložite vsa gradiva, ki so potrebna za odločanje.
• Če boste glasovanje izvedli pisno (po elektronski ali navadni pošti), v obvestilu določite rok trajanja seje oziroma rok za glasovanje o predlaganih sklepih seje. Priporočljivo je, da je rok za glasovanje vsaj tri dni, če se glasuje po elektronski pošti, oz. vsaj pet do sedem dni, če se glasuje po navadni pošti. Nekaj dodatnih dni dopustite še za razpravo. Če se seja prične takoj (tako da se seja prične kar s samim sklicem), pri določitvi roka za glasovanje upoštevajte tudi rok za sklic seje organa (rok od sklica seje do poteka glasovanja ne sme biti krajši od roka za sklic seje, ki je določen v statutu).
• Tudi pri seji, ki v celoti poteka pisno, omogočite razpravo pred glasovanjem tako, da zberete stališča članov organa in dostop do njih omogočite članom vse do roka za glasovanje (na primer prejete pripombe objavite na spletni strani, jih posredujete po elektronski pošti vsem članom, odgovarjate na vprašanja po telefonu …). Za razpravo lahko določite tudi poseben rok, do katerega lahko člani pošljejo svoje komentarje. Lahko pa iz praktičnih razlogov določite tudi, da razprava in glasovanje potekata istočasno, tako da lahko člani organa glasujejo takoj in ne šele po koncu razprave. Pri izvedbi seje po elektronski pošti bodite pozorni tudi na pravila varstva osebnih podatkov – nevladna organizacija ne sme razkriti elektronskega naslova posameznikov drugim, če za to nima soglasja ali druge podlage. Zato obvestila pošiljamo v t. i. »skriti kopiji«.