Organizacija dela v nevladnih organizacijah zaradi poplav

• Odreditev čakanja na delo podajte v pisni obliki.  Lahko jo pošljete tudi po elektronski poti na elektronski naslov, ki ga delavcu zagotavljate. Odredbo naj sprejme oseba, ki je pooblaščena za sklepanje pogodb o zaposlitvi.
• Navedite poslovni razlog (ne morete dostopati do uporabnikov, zaradi poplav so vaši delovni prostori poškodovani, …), zaradi katerega ste delavca napotili na začasno čakanje na delo. Razlog mora biti obrazložen.
• Določite čas začasnega čakanja na delo. Tako lahko določite na primer napotitev za obdobje od 7. 8. 2023 do 31. 8. 2023 oziroma do poziva nazaj na delo.
• Določite možnosti in način poziva delavcu, da se predčasno vrne na delo. Določite, da mora biti delavec na začasnem čakanju na delo dosegljiv. Lahko določite, da je dosegljiv na določeno telefonsko številko, elektronski naslov ipd. V primeru nezmožnosti pisne komunikacije lahko določite drug ustrezen način. 
• Določite višino nadomestila plače. Delavcu pripada nadomestilo plače v višini 80 % njegove povprečne mesečne plače za polni delovni čas iz zadnjih treh mesecev oziroma iz obdobja dela v zadnjih treh mesecih pred začetkom odsotnosti. Če delavec v obdobju zaposlitve v zadnjih treh mesecih ni delal in je za ves čas prejemal nadomestilo plače, je osnova za nadomestilo enaka osnovi za nadomestilo plače v zadnjih treh mesecih pred začetkom odsotnosti. Če delavec v celotnem obdobju zadnjih treh mesecev ni prejel niti ene mesečne plače, mu pripada nadomestilo plače v višini osnovne plače, določene v pogodbi o zaposlitvi.

Za povračilo nadomestila za čakanje na domu morate pri Zavodu RS za zaposlovanje vložiti vlogo. Vloga se vloži v elektronski obliki pri Zavodu RS za zaposlovanje, in sicer v petnajstih dneh od napotitve delavca na čakanje na delo doma.

Če ste delavce napotili na začasno čakanje pred 11. 8. 2023, morate vlogo oddati najkasneje do 28. 8. 2023.
Če ste v likvidacijskem postopku ali je uveden stečajni postopek, vam pravica do povračila ne pripada.

Vlogi je potrebno priložiti:

• izjavo, za pravilnost katere kazensko in materialno odgovarjate, da v obdobju, za
  katerega uveljavljate delno povračilo nadomestila plače, zaradi posledic poplav ne
  more zagotavljati dela delavcem,
• kopijo odreditve o napotitvi delavcev na začasno čakanje na delo,
• izjavo, da ste zaposlenim do dneva vložitve vloge izplačali plačo in vsa nadomestila plače.

O vaši vlogi bo Zavod RS za zaposlovanje odločil v 15 dneh od popolne vloge z odločbo.

Po izdani odločbi boste morali vložiti posamične zahtevke za povračilo. Povračilo nadomestila plače boste prejeli deseti dan meseca, ki sledi mesecu izplačila nadomestila plače. Če boste tako nadomestilo plače delavcu izplačali 15. 9. 2023, boste delno povračilo nadomestila plače prejeli 10. 10. 2021. 

Zahtevek za povračilo izplačanega nadomestila plače se vloži elektronsko na Portalu za delodajalce. Pogoj je, da ste od ZRSZ že prejeli odločbo, s katero vam je bila priznana pravica do povračila nadomestila plače, da ste nadomestila plače že izplačali zaposlenim in da ste pri FURS-u oddali REK obrazce.

Zahtevek za povračilo izplačanega nadomestila plače morate izdati najpozneje do 30. junija 2024. 

V času upravičenosti do povračila nadomestil ste seveda dolžni delavcu na čakanju izplačevati nadomestila za čas čakanja, kot jih določa zakon (torej 80 % povprečne delavčeve mesečne plače zadnjih treh mesecev, a ne manj kot je minimalna plača). Prav tako delavec ohrani vse pravice iz delovnega razmerja, razen tistih, ki jih pojasnjujemo v prispevku.

Nadalje v tem obdobju ne smete delavcem, ki niso na čakanju, odrejati nadur ali začasno prerazporediti delovnega časa, če se lahko delo opravi z delavci, ki so na začasnem čakanju na domu.
Če delavca, ki mu je bilo odrejeno čakanje, pozovete začasno nazaj na delo (za do sedem delovnih dni) morate o tem predhodno obvestiti Zavod RS za zaposlovanje.

V času prejemanja in tudi za obdobje po prenehanju prejemanja (ki je enako obdobju prejemanja delnega povračila) povračila nadomestila plače delavca ne smete začeti postopka odpovedi pogodbe o zaposlitvi iz poslovnega razloga. 

Po potrebi boste morali Zavodu RS za zaposlovanje omogočiti administrativni in finančni nadzor nad izpolnjevanjem pogodbenih obveznosti in tudi omogočiti pregled v svojih prostorih. V tem primeru morate omogočiti tudi vpogled v računalniške programe, listine in postopke v zvezi s prejetimi sredstvi in izpolnjevanjem svojih obveznosti.

Na zahtevo Zavoda RS za zaposlovanje morate posredovati tudi pisna dokazila in listine, iz katerih bo razviden način uveljavljanja pravic.

Prejeta sredstva boste morali v celoti vrniti, če ne boste izplačali nadomestila plače, če boste predložili lažno izjavo glede posledic poplav, plačilu zapadlih obveznosti ali da ste na dan vložitve vloge poravnali nadomestila plače, boste odredili nadurno delo ali začasno prerazporeditev delovnega časa, ali pa boste začeli postopek likvidacije organizacije. Prav tako boste morali v primeru, da boste npr. direktorju zavoda ali predsedniku društva izplačali del plače za poslovno uspešnost, vrniti prejeto povračilo.

• Preverite, ali lahko delavec svoje delo doma sploh opravlja. Svoje delo bo doma zagotovo lahko opravljala tista strokovna delavka, ki svoja svetovanja lahko opravlja na daljavo. Verjetno lahko delo na domu opravlja delavec, ki je zadolžen za administrativno vodenje projekta, oziroma vsak, ki mu narava njegovega dela to dopušča.
• Pripravite pisno odredbo, ki jo naj sprejme oseba, pooblaščena za sklepanje pogodb o zaposlitvi (Lahko uporabite vzorec v word dokumentu). Odredba naj vsebuje vsaj:
  • obrazložitev razlogov za drugačno odreditev kraja dela. Na primer, da se odreja delo doma zaradi v poplavah poškodovanih prostorov delodajalca, ki so neprimerna za varno delo.
  • kraj dela, kjer se bo delo izvajalo. Na primer, lahko določite, da bo delavec opravljal delo doma, na naslovu, kjer delavec biva.
  • čas trajanja takšnega dela in razporeditev delovnega časa. Na primer, določite, da bo delavec opravljal delo na domu do 30. 8. 2023, vsak delovni dan.
  • določitev nalog, ki naj jih delavec opravlja na domu,
  • delovni čas in  način poročanja delavca o evidenci delovnega časa. Na primer lahko določite, da je njegov delovni čas od 8.00 do 16.00 in da o prisotnosti poroča dnevno v spletni obrazec ali po elektronski pošti.  
  • napotke  glede varnega in zdravega dela od doma. Tako lahko določite, da naj delavec smiselno  spoštuje vse ukrepe za zagotavljanje varstva in zdravja pri delu, kot izhajajo iz ocene tveganja.
• Z delavcem se dogovorite o zagotovitvi materiala in delovnih sredstev za opravljanje dela na domu ter morebitno višino nadomestila za uporabo delavčevih sredstev. Pri tem upoštevajte, da se ob izplačilu takih nadomestil ne plača dohodnine le, če so izpolnjeni določeni pogoji po določbah Zakona o dohodnini  (sprejeti pravilnik o povračilu, izračun pavšala …).
• Poskrbite za varstvo poslovnih skrivnosti in drugih občutljivih oziroma osebnih podatkov. Če bo delavec dostopal do vaših strežnikov ali računalnika, mu omogočite varno povezavo ali ustrezno opozorite na varno rabo oziroma omogočite uporabo službenih računalnikov. 
• Po potrebi pripravite navodila za zagotavljanje varnega in zdravega dela. Pripravite smiselna navodila, kot izhajajo iz ocene tveganja za določeno delo. Tako naj ima delavec tudi doma pravilno nastavljen zaslon računalnika, odrejene počitke ipd. Po navodilih Inšpektorata za delo je v trenutnih izjemnih  okoliščinah omogočeno, da delodajalec organizira in zagotovi izvajanje dela od doma in potem takoj, ko je to možno, preveri pogoje dela na domu in uvede morebitne dodatne ukrepe za zagotavljanje varnega in zdravega dela.
• Delavec mora v primeru dela na domu spoštovati pravila o varnosti in zdravju pri delu in si svoj delovni čas organizirati tako, da si zagotovi ustrezne odmore in počitke.
• Delavec mora voditi tudi dnevno evidenco delovnega časa ter jo posredovati nevladni organizaciji.
• O opravljanju dela na domu obvestite Inšpektorat za delo pred začetkom nastopa dela na domu. Obvestilo morate vložiti elektronsko, preko informacijskega sistema SPOT.

• Pripravite pisno odredbo, v kateri kratko zapišite razloge za opravljanje drugega dela, katero drugo delo naj delavec opravlja, njegove naloge in čas trajanja takšnega dela.
  • Začasno opravljanje drugega dela lahko odobrite za največ tri mesece.
  • Nevladna organizacija, ki zaposluje do 10 delavcev, lahko delavcu odredi tudi delo, za katerega se zahteva največ ena raven nižja izobrazba, kot se zahteva za opravljanje dela, za katerega ima delavec sklenjeno pogodbo o zaposlitvi.
  • Delavcu lahko naložite opravljanje dela le za delovni čas, kot je dogovorjen za delo, za katerega ima delavec sklenjeno pogodbo o zaposlitvi, in za kraj opravljanja dela, ki ni oddaljen več kot tri ure vožnje v obe smeri z javnim prevoznim sredstvom ali z organiziranim prevozom delodajalca od kraja bivanja delavca.
• Odredbo naj sprejme oseba, ki je pooblaščena za sklepanje pogodb o zaposlitvi.
• Odredbo lahko pošljete delavcu na njegov službeni elektronski naslov, ki ste mu ga dodelili.
• Ne glede na začasnost opravljanja drugega dela morate delavcu zagotavljati varne in zdrave razmere za delo.

Za delavce, ki ste jim od 3. avgusta 2023 odredili opravljanje posledic poplav in plazov, lahko uveljavljate povračilo izplačanih plač. Do povračila izplačanih plač delavcem, ki pri vas odpravljajo posledice poplav in plazov, ste upravičeni dokler trajajo okoliščine, ki upravičujejo odreditev obveznosti opravljanja drugega dela (v skladu z zakonom, ki ureja delovna razmerja), vendar najdlje do 3. septembra 2023.

To pravico imate vse nevladne organizacije/delodajalci v Republiki Sloveniji, ki ste delavcem odredili odpravljanje posledic poplav in plazov in ste bili registrirani najpozneje na dan 2. avgust 2023.

Za povračilo nadomestila plač morate vložiti vlogo v elektronski obliki pri Zavodu Republike Slovenije za zaposlovanje (ZRSZ), na Portalu za delodajalce. Vloga je že na voljo. Vlogo je potrebno vložiti v 15 dneh od odreditve obveznosti opravljanja drugega dela zaradi posledice poplav in plazov oziroma do 17. 9. 2023, če ste to delo odredili pred 2. 9. 2023.  

Pomembno! Obveznost opravljanja drugega dela zaradi posledice poplav in plazov ste morali pisno odrediti. Če ste odredili obveznost opravljanja drugega dela zaradi posledic poplav in plazov pred 2. 9. 2023,  morate obveznost opravljanja drugega dela odrediti v pisni obliki najpozneje do 7. 9. 2023. Pisna odredba mora vsebovati podatke o pogodbenih strankah, naziv delovnega mesta oziroma vrste dela, s kratkim opisom dela, ki ga delavec opravlja po pogodbi o zaposlitvi, opis drugega dela, ki se odreja delavcu, ter razloge za odreditev obveznosti opravljanja drugega dela. Za pripravo odredbe NVO o drugem delu lahko uporabite vzorec v word dokumentu.

Povračilo plače bo v celoti (bruto I), vendar največ do višine povprečne mesečne plače za maj 2023 (2. 208,15 evrov). Zahtevek za povračilo izplačane plače boste na podlagi predhodno izdane odločbe o povračilu izplačane plače morali vložiti najpozneje do 30. junija 2024. Povračilo izplačila plače predstavlja državno pomoč.

Zavod za zaposlovanje bo o vlogi odločil v 15 dneh od prejema popolne vloge z odločbo. Zoper odločbo ni pritožbe, možen pa je upravni spor. V obdobju prejemanja povračila izplačanih plač morate delavcem zagotavljati delo, izplačevati neto plače in poravnavati prispevke za obvezna socialna zavarovanja.

Zahtevek za povračilo izplačila plače lahko oddate elektronsko na Portalu za delodajalce, če vam je ZRSZ na podlagi vaše vloge z odločbo priznal pravico do povračila izplačane plače. Pogoj za povračilo je, da ste plače zaposlenim že izplačali ter da ste pri FURS-u oddali REK obrazce.