Zaradi poplav, ki so v preteklih dneh zajele državo, marsikateri delavec danes še ne bo mogel priti na delo. Prav tako nekateri delavci v preteklih dneh na delo sploh niso mogli priti oziroma so zaradi nepredvidljivih vremenskih razmer in predvidenih zapor cest in mostov z dela odšli predčasno. Kako evidentirati njihovo odsotnost? 

Svetujemo, da podlago za odsotnost določite glede na presojo okoliščin v vsakem posameznem primeru.

Posodobljeno 10. 8. 2023: Državni zbor RS je sprejel Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o odpravi posledic naravnih nesreč (ZOPNN-F), ki določa povračilo nadomestil plač delavcem, ki so bili od 3. avgusta 2023 upravičeno odsotni z dela zaradi višje sile, ki je posledica poplav avgusta 2023.

Posodobljeno 4. 9. 2023: Državni zbor je sprejel Zakon o interventnih ukrepih za odpravo posledic poplav in zemeljskih plazov iz avgusta 2023 (ZIUOPZP). Zakon že velja.

Odsotnost z dela zaradi višje sile

Poplave, ki so v preteklih dneh zajele državo, se štejejo kot naravna nesreča in upoštevajo določila, ki veljajo za višjo silo. Delavec je tako upravičeno odsoten z dela, ko zunanji razlogi delavcu dejansko onemogočajo opravljanje dela po pogodbi o zaposlitvi. Gre za okoliščine, ko na primer delavec dela ne more opravljati zaradi ukinitve javnega prevoza, nedostopnih prometnih povezav ipd. Nevladna organizacija presodi, ali so individualne okoliščine delavca res takšne, da opravičujejo njegovo odsotnost z dela.

Delavec je do odsotnosti z dela zaradi višje sile zaradi poplav in nadomestila plače po interventnem ukrepu upravičen v naslednjih primerih:

  • nezmožnost prihoda na delo (npr. zaradi neprehodnosti javnih poti),
  • nezmožnost opravljanja dela zaradi opravljanja nujnih ravnanj odpravljanja škode ali za zavarovanje življenj ali zdravja ljudi ali živali,
  • odvračanja in preprečevanje škode ali
  • drugih okoliščin nezmožnosti opravljanja dela zaradi posledic poplav (npr. nima urejenega varstva zaradi zaprtja vrtca).

Delavec vas mora o nezmožnosti opravljanja dela obvestiti, in sicer v treh delovnih dni od nastanka razloga odsotnosti ter sporočiti okoliščine, ki vplivajo na nastanek višje sile. Če vas je delavec o tem že obvestil pred 11. 8. 2023 velja, da je svojo dolžnost izpolnil. Če pa je delavec že odsoten in še ni podal izjave o uveljavljanju višje sile, vas mora obvestiti do 18. 8. 2023.

Priporočamo, da to stori pisno (elektronsko sporočilo, SMS sporočilo). Vlogi za povračilo izplačila nadomestila plače boste morali priložiti tudi njegovo izjavo. Presodite, ali gre za utemeljeno odsotnost zaradi višje sile. Po potrebi delavca pozovite, da svoje okoliščine podrobneje pojasni, saj sicer o upravičenosti ne morete odločiti. Na podlagi pridobljene izjave delavcu potrdite njegovo odsotnost z dela (pisno, na njegov službeni elektronski naslov oziroma elektronski naslov, ki vam ga je posredoval za namen obveščanja).

Delavec je lahko upravičeno odsoten le dokler trajajo okoliščine, ki odsotnost opravičujejo. O spremenjenih okoliščinah vas mora takoj obvestiti in se vrniti na delo naslednji dan po koncu višje sile. Delavcu manjkajočih ur ni treba nadomestiti.

Delavcu za obdobje, ko ne more opravljati dela zaradi varstva otroka, pripada nadomestilo v višini 80 odstotkov njegove povprečne mesečne plače za polni delovni čas iz zadnjih treh mesecev oziroma iz obdobja dela v zadnjih treh mesecih pred začetkom odsotnosti. Če delavec v obdobju zaposlitve v zadnjih treh mesecih ni delal in je za ves čas prejemal nadomestilo plače, je osnova za nadomestilo enaka osnovi za nadomestilo plače v zadnjih treh mesecih pred začetkom odsotnosti. Če delavec v celotnem obdobju zadnjih treh mesecev ni prejel niti ene mesečne plače, mu pripada nadomestilo plače v višini osnovne plače, določene v pogodbi o zaposlitvi. Višina nadomestila plače ne sme presegati višine plače, ki bi jo delavec prejel, če bi delal, in ne sme biti nižja kot minimalna plača v RS (1.203,36 evrov).

Država vam bo izplačana nadomestila plač delavcem povrnila v celoti. Povračilo bo izplačano mesečno, zadnji dan meseca, ki sledi mesecu izplačila nadomestila plače. Torej, če boste nadomestilo izplačali 5. 9. 2023, boste povračilo prejeli 31. 10. 2023. 

Za delavce, ki so upravičeno odsotni, lahko pri Zavodu RS za zaposlovanje vložite vlogo za povračilo nadomestila njegove plače. Povračilo izplačanih nadomestil plače delavcem lahko uveljavljate za izplačila nadomestil plače od 3. avgusta 2023 in do 31. decembra 2023.

Vlogo morate oddati elektronsko, prek portala ZRSZ za delodajalce. Vlogi morate priložiti tudi izjavo delavca o obstoju okoliščin, ki vplivajo na nastanek višje sile.

Vlogo za povračilo nadomestila plače morate vložiti v petnajstih dneh od pričetka odsotnosti delavca zaradi višje sile.

Zavod RS za zaposlovanje bo o upravičenosti odločil z odločbo v 15 dneh od popolne vloge.

Pomembno! Če  boste uveljavljali povračilo nadomestila plače za delavca, ki je z dela odsoten že od 3. 8. 2023 dalje, potem morate vlogo za povrnitev izplačanih nadomestil pri ZRSZ vložiti do 28. 8. 2023.

V obdobju prejemanja povračila izplačanih nadomestil plače morate delavcem izplačevati neto nadomestila plače in poravnati prispevke za socialna zavarovanja. V nasprotnem primeru boste morali prejeta sredstva v celoti vrniti. Delavcem, za katere boste uveljavljali povračilo, ne smete v obdobju prejemanja povračila odpovedati pogodbe o zaposlitvi.

Prav tako boste morali v primeru, da boste direktorjem ali predsednikom organizacij izplačali del plače za poslovno uspešnost, vrniti prejeto povračilo.

Po potrebi boste morali Zavodu RS za zaposlovanje omogočiti administrativni in finančni nadzor nad izpolnjevanjem obveznosti in tudi omogočiti pregled v svojih prostorih. V tem primeru morate omogočiti tudi vpogled v računalniške programe, listine in postopke v zvezi s prejetimi sredstvi in izpolnjevanjem svojih obveznosti.

Na zahtevo Zavoda RS za zaposlovanje morate posredovati tudi pisna dokazila in listine, iz katerih bo razviden način uveljavljanja pravic.

Ker se povračilo izplačila nadomestila šteje za državno pomoč velja, da bo potrebno v primeru, da se ugotovi, da je bila vsota sredstev, dodeljenih po tem zakonu, in sredstev, dodeljenih kot izplačilo zavarovalnega zneska, prejetih donacij ter sredstev, dodeljenih iz državnega proračuna in občinskih proračunov večja od dejanske škode, prekomerno prejeto pomoč vrniti. 

 

Odsotnost z dela zaradi osebnih okoliščin

Delavec, ki ga je zadela hujša nesreča, ima pravico do plačane odsotnosti z dela za najmanj en dan oziroma največ sedem dni, kot to določa 165. člen Zakona o delovnih razmerjih.

Delavec ima sicer za vsak posamezni primer (lastne poroke, smrti zakonca ali zunajzakonskega partnerja ali smrti otroka, posvojenca ali otroka zakonca ali zunajzakonskega partnerja, smrti staršev – oče, mati, zakonec ali zunajzakonski partner starša, posvojitelj, hujše nesreče, ki zadane delavca, spremstva otroka, učenca prvega razreda, v šolo na prvi šolski dan) pravico do plačane odsotnosti z dela najmanj en delovni dan.

V vaših internih aktih (npr. v Pravilniku o letnem dopustu in drugih odsotnostih z dela) ali morebitni kolektivni pogodbi, ki pri vas velja, je lahko ta odsotnost tudi daljša (je tako na primer določeno večje število dni za posamezno osebno okoliščino odsotnosti ali daljše skupno trajanje).

Svetujemo, da naj vas delavec o nezmožnosti opravljanja dela obvesti. Priporočamo, da to stori pisno (elektronsko sporočilo, SMS sporočilo). Na podlagi sporočila delavcu potrdite njegovo odsotnost z dela (pisno, na njegov službeni elektronski naslov oziroma elektronski naslov, ki vam ga je posredoval za namen obveščanja).

Odsotnost na podlagi osebnih okoliščin lahko delavec izrabi neposredno ob nastopu primera. Odsotnost na tej podlagi se ne všteva v dneve letnega dopusta. Odsotnosti prav tako ni mogoče odreči.

Delavcu pripada nadomestilo v višini 100 % plače (drugi odstavek 137. člena Zakona o delovnih razmerjih). Delavcu manjkajočih ur ni treba nadomestiti.

Izraba letnega dopusta

Z delavcem se lahko dogovorite tudi za odsotnost z dela zaradi izrabe letnega dopusta. Naj pa to ne bo enostranska odločitev.

Neplačani dopust

Delavcu lahko v skladu z vašimi notranjimi akti omogočite tudi izrabo neplačane odsotnosti (t.i. neplačani dopust).

Odsotnost delavca, ki opravlja prostovoljsko delo

Delavec, ki bo opravljal prostovoljsko delo v okviru prostovoljske organizacije zaradi odpravljanja posledic poplav, ima pravico do plačane odsotnosti z dela do sedem (7) delovnih dni. Odsotnost bo lahko upravičena le na podlagi potrdila prostovoljske organizacije, da je prostovoljec v obdobju odsotnosti dejansko opravljal prostovoljsko delo. 

Delavec je upravičen do nadomestila celotne plače za obdobje odsotnosti.

Prav tako ste tudi organizacije, ki ste izplačale nadomestila plače zaradi odsotnosti zavoljo opravljanja prostovoljskega dela, upravičene do povračila izplačila nadomestila plače zaradi izredne odsotnosti v celoti.

Zahtevek za nadomestilo plače za delavca, ki je kot prostovoljec opravljal delo v okviru nalog zaščite, reševanja in pomoči, je treba vložiti na Upravo za zaščito in reševanje. Vložite ga prek Uprave za javna plačila kot e-račun. 

E-račun delodajalca mora skupaj s prilogami v elektronski obliki vsebovati:

    • izpolnjen in podpisan obrazec zahtevka za izplačilo nadomestil plače delavcu (odsotnost ne sme presegati sedem delovnih dni) in
    • potrdilo o udeležbi na prostovoljskem opravljanju nalog pomoči ob poplavah v avgustu 2023, ki ga izda prostovoljska organizacija.

Pomembno! Delavcu/prostovoljcu je treba pravilno določiti plačo in od URSZR zahtevati povračilo nadomestila plače z vsemi ustreznimi prispevki in davki.

Delodajalci jamčite za resničnost posredovanih podatkov, ki ste jih navedli v zahtevku. Prav tako jamčite tudi, da za isto časovno obdobje niste vložili zahtevka za povračilo nadomestila plače za delavca, npr. zaradi nezmožnosti opravljanja dela zaradi višje sile ali za delno povračilo plače delavcem na začasnem čakanju na delo.

Odreditev dela na domu

Če bi delavec sicer lahko delal, pa mu to onemogočajo prometne povezave in je glede na njegovo vrsto in naravo dela to mogoče, potem lahko delavcu odredite delo na domu.

Če delo na domu ni določeno v pogodbi o zaposlitvi, vam odreditev začasnega opravljanja dela na domu v izjemnih okoliščinah omogoča 169. člen Zakona o delovnih razmerjih.

V primeru opravljanja dela na domu je delavec upravičen do celotne plače in povrnitve stroškov za prehrano med delom ter morebitnih dogovorjenih nadomestil za uporabo delovnih in materialnih sredstev. Do povračila stroškov za prevoz na delo in z dela pa delavec ni upravičen, saj ta strošek za dni, ko opravlja delo na domu, ne nastane.

  • Preverite, ali lahko delavec svoje delo doma sploh opravlja. Svoje delo bo doma zagotovo lahko opravljala tista strokovna delavka, ki svoja svetovanja lahko opravlja na daljavo. Verjetno lahko delo na domu opravlja delavec, ki je zadolžen za administrativno vodenje projekta, oziroma vsak, ki mu narava njegovega dela to dopušča.
  • Pripravite pisno odredbo, ki jo naj sprejme oseba, pooblaščena za sklepanje pogodb o zaposlitvi (Lahko uporabite vzorec v word dokumentu). Odredba naj vsebuje vsaj:
    • obrazložitev razlogov za drugačno odreditev kraja dela. Na primer, da se odreja delo doma zaradi  prekinitve prometnih povezav.
    • kraj dela, kjer se bo delo izvajalo. Na primer, lahko določite, da bo delavec opravljal delo doma, na naslovu, kjer delavec biva.
    • čas trajanja takšnega dela in razporeditev delovnega časa. Na primer, določite, da bo delavec opravljal delo na domu do 30. 8. 2023, vsak delovni dan.
    • določitev nalog, ki naj jih delavec opravlja na domu,
    • delovni čas in  način poročanja delavca o evidenci delovnega časa. Na primer lahko določite, da je njegov delovni čas od 8.00 do 16.00 in da o prisotnosti poroča dnevno v spletni obrazec ali po elektronski pošti.  
    • napotke  glede varnega in zdravega dela od doma. Tako lahko določite, da naj delavec smiselno  spoštuje vse ukrepe za zagotavljanje varstva in zdravja pri delu, kot izhajajo iz ocene tveganja.
  • Z delavcem se dogovorite o zagotovitvi materiala in delovnih sredstev za opravljanje dela na domu ter morebitno višino nadomestila za uporabo delavčevih sredstev. Pri tem upoštevajte, da se ob izplačilu takih nadomestil ne plača dohodnine le, če so izpolnjeni določeni pogoji po določbah Zakona o dohodnini  (sprejeti pravilnik o povračilu, izračun pavšala …).
  • Poskrbite za varstvo poslovnih skrivnosti in drugih občutljivih oziroma osebnih podatkov. Če bo delavec dostopal do vaših strežnikov ali računalnika, mu omogočite varno povezavo ali ustrezno opozorite na varno rabo oziroma omogočite uporabo službenih računalnikov. 
  • Po potrebi pripravite navodila za zagotavljanje varnega in zdravega dela. Pripravite smiselna navodila, kot izhajajo iz ocene tveganja za določeno delo. Tako naj ima delavec tudi doma pravilno nastavljen zaslon računalnika, odrejene počitke ipd. Po navodilih Inšpektorata za delo je v trenutnih izjemnih  okoliščinah omogočeno, da delodajalec organizira in zagotovi izvajanje dela od doma in potem takoj, ko je to možno, preveri pogoje dela na domu in uvede morebitne dodatne ukrepe za zagotavljanje varnega in zdravega dela.
  • Delavec mora v primeru dela na domu spoštovati pravila o varnosti in zdravju pri delu in si svoj delovni čas organizirati tako, da si zagotovi ustrezne odmore in počitke.
  • Delavec mora voditi tudi dnevno evidenco delovnega časa ter jo posredovati nevladni organizaciji.
  • O opravljanju dela na domu obvestite Inšpektorat za delo pred začetkom nastopa dela na domu. Obvestilo morate vložiti elektronsko, preko informacijskega sistema SPOT.

 

Za pomoč in dodatne informacije nam pišite na pravo@cnvos.si ali nas pokličite na 01 542 14 22 (vsak delovni dan od 10. do 12. ure).

 

Spremljajte CNVOS na družbenih omrežjih Facebook, Twitter, Instagram in YouTube.

Naročite se na naš tedenski e-novičnik in bodite na tekočem z razpisi, izobraževanji, dogodki in drugimi novicami, pomembnimi za nevladni sektor: PRIJAVA.