Zakon o interventnih ukrepih za omilitev posledic drugega vala epidemije Covid-19 omogoča, da se ne glede na določitve statuta oziroma pravil društva (zveze društev, podružnice tujih društev) o sklicu in izvedbi zbora članov (občnih zborov, skupščin …), lahko o najpomembnejših odločitvah zbor članov izvede korespondenčno (dopisno preko navadne pošte, dopisno prek elektronske pošte,  prek aktivne video povezave – online …). Pri tem je treba zagotoviti enakopravnost sodelovanja vseh članov. To pomeni, da morate o sklicu takšne seje in tudi z morebitnim gradivom vse člane pravočasno obvestiti in jim tudi omogočiti, da oddajo svoj glas. Po koncu korespondenčne seje je treba o sprejetih sklepih oziroma o izidu glasovanja vse člane tudi takoj obvestiti. Več o izvedbi zbora članov na daljavo si lahko preberete tukaj.

Če vaš statut oziroma pravila določajo, da je potrebno pri določenih vprašanjih izvesti tajno glasovanje (npr. volitve predsednika), ta obveznost velja tudi pri korespondenčni seji zbora članov. V nadaljevanju vam predstavljamo dve možnosti, ki zagotavljata tajnost volitev.

Predlagamo, da skladno s pravili vaše organizacije določite tudi volilno komisijo oziroma skupino članov, ki naj skrbi, da bo glasovanje ustrezno.

 

TAJNO GLASOVANJE PO POŠTI

Tajno glasovanje po pošti je primerno zlasti, če veste, da vsem članom ni omogočen dostop do interneta (tudi zaradi neuporabe ali nepoznavanja tehnologije).

  • Določite obliko in vsebino glasovnice.
  • Glasovnice ožigosajte oziroma podpišite in tako preprečite morebitno možnost ponareditve in zlorabe.
  • Glasovnic naj bo toliko, kolikor je članov z glasovalno pravico.
  • Določite rok za vrnitev glasovnic. Pri tem poskrbite, da bodo člani imeli na razpolago dovolj časa za oddajo glasovnice. Prav tako pa pri določitvi roka upoštevajte morebitne zamude z dostavo pošiljk na pošti. Svetujemo da v izogib težavam, jasno določite, da bo pravočasna tista glasovnica, ki bo prispela na vaš naslov do določenega datuma oziroma tudi tri dni po tem datumu, in če bo iz poštnega žiga izhajalo, da je bila oddana na pošto pravočasno.
  • Za lažje vračanje lahko članom poleg glasovnice pošljete tudi izpolnjeno kuverto z znamko in jim s tem olajšate postopek glasovanja.
  • Članom skupaj z glasovnico pošljite navodila, kjer jih seznanite z načinom glasovanja (zlasti roki za glasovanje, način odpiranja).
  • O odpiranju in štetju glasovnic vodite zapisnik, ki naj ga podpiše volilna komisija ali člani pristojni za spremljanje glasovanja.
 

TAJNO GLASOVANJE PREK INTERNETA

Predlagamo, da se za glasovanje prek interneta odločite zgolj v primeru, ko ste prepričani, da imajo vaši člani dostop do interneta in so vešči uporabe IKT tehnologije. Prav tako vam svetujemo, da preden tajno glasovanje prek interneta uporabite na zboru članov, rešitev najprej preizkusite na manjšem številu članov (npr. testno glasovanje znotraj upravnega odbora).

Na svetovnem spletu obstaja veliko število aplikacij, ki omogočajo tajno glasovanje. Nekatere izmed njih so plačljive, nekaj pa jih je tudi brezplačnih in javno dostopnih. 

V nadaljevanju vam bomo predstavili aplikacijo Helios Voting, ki omogoča izvedbo tajnega glasovanja, pri katerem se glasovi šifrirajo, na način, ki omogoča na eni strani tajnost glasovanja (tudi pred administratorjem volitev) na drugi strani pa omogočajo posameznemu volivcu nadzor nad štetjem njegovega glasu. Aplikacija je v angleškem jeziku, zato prilagamo navodila za lažjo uporabo.

 

Helios Voting – NAVODILA ZA UPORABO

 

1. Registracija

Za uporabo aplikacije Helios Voting boste potrebovali bodisi registriran Facebook ali Google račun. Prijava je enostavna.

 

2. Ustvari volitve

 

3. Obrazec za nove volitve

Ko ustvarite nove volitve, morate najprej izpolniti kratek obrazec. V prvi rubriki je kratko ime volitev, ki ga bo aplikacija uporabila za ustvarjanje URL-ja, zato naj bo kratko ime brez presledkov. Povsod se izogibajte uporabi šumnikov. Pri začetku in koncu volitev bodite pozorni, da je UTC čas eno uro pred standardnim časom v Sloveniji (npr. 12:00 po UTC je 11:00 po GMT+1).  Pri rubriki Private? Izberite možnost privatno (obkljukajte polje).

 

 

4. Dodajte vprašanje

 

 

5. Dodajte seznam volilnih upravičencev/volilni imenik

 

 

Seznam volilnih upravičencev naj bo v obliki CSV. Ustvarite ga v orodju Excel, kjer v en stolpec vpišete uporabniško ime volivca (določite ga sami – predlagamo da gre za ime in prvi dve črki priimka), elektronski naslov volivca ter njegovo polno ime. Posamezne rubrike ločite z vejicami (pazite da so vsi podatki v enem stolpcu). Izogibajte se uporabi šumnikov.

 

Če je aplikacija uspešno prepoznala vaš volilni imenik, lahko pričakujete tak rezultat:

  

6. Začetek volitev

Po tem, ko ste uspešno nastavili seznam volilnih upravičencev, lahko volitve odprete.

 

 

7. Obveščanje volilnih upravičencev

V naslednjem koraku morate poskrbeti za to, da aplikacija obvesti vse volilne upravičence. V obvestilu, ki ga bodo upravičenci prejeli po elektronski pošti, bo tudi njihovo uporabniško ime in geslo, s katerim bodo potrdili svojo istovetnost (s tem pa se prepreči tudi možnost dvojnega glasovanja).

 

 

Bodite pozorni, da je v zadnjem okvirčku izbrana možnost »all voters«.

 

8. Zaključek volitev in štetje rezultatov

Po izteku roka za zaključek volitev, ki ste ga določili v začetku, morate ročno zaključiti volitve in počakati, da sistem prešteje glasove.