Davčno potrjevanje računov je obvezno vsakič, ko morate za prodajo blaga ali storitve izdati račun in je ta račun plačan z gotovino. Kot plačilo z gotovino se razume tudi plačilo s plačilno ali kreditno kartico (4. točka 1. člena ZDavPR). Če je račun plačan z nakazilom na TRR, njegova davčna potrditev ni potrebna.
Račun je praviloma treba izdati za vsako dobavo blaga ali storitve, ki jo opravite za plačilo, pri čemer obstaja le nekaj izjem, ki jih določa 143. člen Pravilnika o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost – na primer za izjeme pri dobavi kmetijskih in gozdarskih pridelkov, pri prodaji vozovnic, kart in žetonov v potniškem prometu in podobno. Med temi izjemami so od junija 2016 tudi dobave, ki jih naredijo manjše NVO, in dobave, ki so povezane s priložnostnimi dogodki za zbiranje sredstev NVO.
Manjšim organizacijam, ki imate manj kot 5.000 evrov letnih prihodkov iz pridobitne dejavnosti, računov ni več potrebno izdajati, posledično pa tudi njihovo davčno potrjevanje ni več potrebno. Pogoji za to, da vam majhnim nevladnim organizacijam računa ni treba izdati, so sledeči:
Računa vam prav tako ni treba izdati, kadar organizirate dogodek v zvezi z zbiranjem sredstev za lastno delovanje – če organizirate dobrodelni koncert, dobrodelno dražbo, bazar ali drug podoben dogodek – na primer, če društvo za zaščito živali organizira dobrodelni koncert, sredstva od vstopnic pa nameni za izgradnjo zavetišča za živali, gasilsko društvo organizira veselico, sredstva od prodane hrane in pijače pa nameni za nakup novega gasilskega avtomobila, organizacija s področja sociale organizira dobrodelno dražbo in kupnino od izdelkov nameni za lastno delovanje itd.
Pomembno je, da gre za priložnostni dogodek in da dobljena sredstva namenite izključno svoji nevladni organizaciji, ne pa neki tretji osebi. V teh primerih kvota 5.000 evrov ne velja in obveznosti izdaje računov ni ne glede na višino prihodkov organizacije.
Pri članarinah je najprej treba ugotoviti, čemu je članarina namenjena, saj je od tega odvisno, ali obstaja obveznost izdaje (in posledično davčne potrditve) računa ali ne. Če pobrano članarino porabite izključno za delovanje organizacije (npr. za plačilo stroškov prostora pisarne, elektrike, za plačilo računovodstva, za potne stroške prostovoljcev itd.) in torej ne gre za plačilo neke storitve, ki jo nato nudite članu, potem vam zanjo ni potrebno niti izstaviti niti potrditi računa, saj ne gre za dobavo blaga ali storitve proti plačilu. Če pa članarino porabite zato, da članu nudite neke storitve ali blago, za katerega morajo drugi, ki niso plačali članarine, posebej plačati, potem morate za takšno članarino izstaviti račun in ga, v primeru plačila z gotovino, tudi davčno potrditi, saj gre evidentno za odplačno storitev. Tak primer bi bil, kadar člani društvu plačajo članarino, iz te pa se potem financira priprava in pošiljanje časopisa oz. revije, društveni izleti, brezplačna ali cenejša udeležba na raznih usposabljanjih ali prireditvi in podobno. V teh primerih se članarina šteje kot plačilo za storitev ali blago. Enako velja, če članu na podlagi članarine pripadajo kakšni popusti – ali pri društvu ali v kakšni drugi trgovini. Če vam član plača članarino, pa potem storitev ali ugodnosti ne koristi (npr. se ne udeleži društvenega izleta, ne koristi popusta pri kotizaciji), potem računa za članarino ni potrebno niti izstaviti, niti potrditi, saj do dobava blaga ali storitve sploh ni prišlo.
V primerih, ko del članarine porabite za financiranje opisanih storitev za člane, del članarine pa se porabi za delovanje organizacije, morate račun izdati in davčno potrditi samo za tisti del članarine, ki predstavlja plačilo za dobavo storitve ali blaga.
Če članarine ne želite porabiti za aktivnosti za člane, temveč zgolj za delovanje društva, lahko med drugim to operativno zagotovite tako, da pristojni organ vaše organizacije sprejme sklep, »da se prejeta članarina porabi za plačilo stroškov delovanja društva: elektrike, prostora, računovodstva« ali »da se prejeta članarina porabi za kritje potnih in drugim materialnih stroškov dela organov in prostovoljcev društva« ali »da se organizacija izleta za uporabnike člane krije iz donatorskih sredstev zavoda« in podobno. Seveda morate potem zagotoviti, da je tudi dejanska poraba takšna oziroma da so za financiranje morebitnih storitev za člane zagotovljeni drugi viri sredstev.
Pristojni organ za sprejem takšnega sklepa določajo akti vaše organizacije. Pri tem ni potrebno, da akti določajo, kateri organ je pristojen za odločanje o porabi članarine, temveč zadošča tudi bolj splošna določba, da je organ pristojen za finančno upravljanje ali za upravljanje organizacije. Pri društvih je to praviloma upravni organ (upravni ali izvršni odbor), pri zavodih direktor, pri ustanovah pa predsednik uprave.
Obveznosti izdaje in potrjevanja računov pri prejemu članarine pojasnjuje tudi FURS v odgovorih na najpogostejša vprašanja o davčnem potrjevanju računov (glej odgovore: 180 in 239-242).
Opustitev izdaje računov za majhne nevladne organizacije ali z zbiranjem sredstev ne pomeni, da za majhne organizacije ni ostalih obveznosti, povezanih z vodenjem poslovnih knjig.
Še vedno morate, tudi če računa ne izdate, zagotavljati podatke o prodaji svojega blaga ali storitev. Kako je te podatke najlažje beležiti, je odvisno od same situacije: pri prodaji vstopnic lahko npr. zadržite odrezek in tako sproti zagotavljate podatek o količini prodanih vstopnic in prihodek od prodaje, pri prodaji hrane in pijače na veselici lahko naredite popis zalog na začetku in na koncu ter popišete prejeto gotovino, lahko uporabite klasično registrsko blagajna brez povezave s FURS, ki sama beleži prodano blago in prejeto gotovino, lahko izdajate blagajniške prejemke ... Predvsem mora način evidentiranja zagotoviti, da se beležijo vsi prihodki, saj je od tega odvisna presoja, ali ste kot organizacija že presegli kvoto 5.000 evrov iz prodaje ali ne.