Zakoni na različnih področjih zavezujejo nevladne organizacije k hrambi nekaterih dokumentov. Le nekatere je treba hraniti trajno. V naši pravni službi smo zbrali podatke o tem, kako hraniti dokumente, katere dokumente moramo hraniti, in kako dolgo moramo hraniti posamezne vrste dokumentov.
Dokumente v fizični obliki po navadi hranimo v namenskih registratorjih v omarah.
Organizacijam, katerim računovodstvo vodi zunanji izvajalec, računovodsko dokumentacijo do konca obračunskega obdobja običajno hrani računovodski servis. Po koncu obračunskega obdobja in prevzemu dokumentacije lahko to tako kot ostalo dokumentacijo hranite v prostorih organizacije ali pa uredite hrambo na drugi primerni lokaciji.
Možna je tudi elektronska hramba. Da bi bila taka hramba skladna z zakonom, mora biti tudi npr. davčnemu organu zagotovljen dostop do vse dokumentacije (v okviru zastaralnega roka), ob tem pa ne smejo nastajati neupravičeni stroški. Elektronsko arhiviranje je urejeno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Če gradivo hranimo v digitalni obliki, je treba paziti, da je pooblaščenim uporabnikom dostopno ves čas trajanja hrambe, da gradivo varujmo pred izgubo in da je ves čas hrambe možna reprodukcija gradiva ter podobno.
Na področju delovnega prava morate trajno hraniti evidenco o zaposlenih delavcih (14. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti – ZEPDSV), evidenco o stroških dela (17. člen ZEPDSV), evidenco o izrabi delovnega časa (19. člen ZEPDSV) ter dokumentacijo v zvezi z varnostjo pri delu (61. člen Zakona o varnosti in zdravju pri delu – ZVZD-1). Prav tako ste dolžni voditi evidenco o oblikah razreševanja nastalih kolektivnih delovnih sporov, ki vsebuje podatke o stavkah in arbitražah (20. člen ZEPDSV).
Trajno je treba hraniti tudi dokazila, ki jih je delodajalcu predložil kandidat, s katerim je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi.
Dokazila, ki jih je predložil delodajalcu neizbran kandidat, morate hraniti vsaj 30 dni od dneva, ko je kandidat prejel obvestilo o neizbiri. Pri določitvi natančnejšega roka hrambe upoštevajte časovno obdobje, v katerem ste s strani sodišča še lahko obveščeni o tem, da je bilo zoper odločitev vloženo pravno sredstvo (npr. 4 mesece). Če gre za originalna dokazila, se ta na zahtevo neizbranega kandidata vrnejo. Kopije originalnih dokazil pa se lahko hrani, dokler je mogoče uveljavljati pravice, ki izvirajo iz izbirnega postopka oziroma je mogoče vložiti ovadbo ali odškodninsko tožbo oziroma dokler specialni predpisi za posamezne postopke to zahtevajo. Ko takšna pravna podlaga ne obstaja več, je potrebno dokumentacijo uničiti.
Za ostalo dokumentacijo, ki nastane v izbirnem postopku in je namenjena odločanju o izbiri najprimernejšega kandidata (vabila na razgovore, objava prostega delovnega mesta, vloge neizbranih kandidatov, sklep o izbiri, pritožbe ipd.), velja, da je treba glede hrambe upoštevati zastaralne roke (npr. če neizbran kandidat ne vloži pravnih sredstev zoper odločitev o izbiri, je treba dokumentacijo hraniti še 5 oziroma 6 let od odločitve o izbiri).
Če pa neizbran kandidat meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije, in v roku 30 dni po prejemu obvestila delodajalca zahteva sodno varstvo pred pristojnim delovnim sodiščem, morate dokumentacijo hraniti do pravnomočnosti sodbe oziroma odločbe.
Podatke o članih morate hraniti ves čas trajanja članstva. Društva morajo osebne podatke članov hraniti tudi po poteku članstva kot dokumentarno gradivo in poslovno dokumentacijo članstva. Čas trajanja takšne hrambe je odvisen od pravil v društvu.
Dokumentacija z osebnimi podatki članov, ki izkazujejo davčne obveznosti oziroma oprostitev davčnih obveznosti od prejete članarine (npr. pristopna izjava, dokazila o plačilu), je treba hraniti deset let od nastanka obveznosti plačila davkov oziroma prispevkov ali od izplačila.
Osebni podatki članov, ki predstavljajo dokumentarno gradivo društva, ki se nanaša na delovanje društva v javnem interesu, se trajno arhivirajo.
Prostovoljska organizacija ali organizacija s prostovoljskim programom mora voditi evidenco prostovoljcev in opravljenega prostovoljskega dela. Evidenco se vodi v elektronski ali fizični obliki tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov.
Zakon o prostovoljstvu (23. člen ZProst) določa, da se podatki v evidenci hranijo 10 let od zadnjega vpisa v evidenco prostovoljcev in opravljenega prostovoljskega dela. Listine, na podlagi katerih so bili podatki v evidenco vpisani (npr. evidenca prisotnosti prostovoljca na organiziranih aktivnostih), je treba hraniti 10 let od nastanka listine.
Na področju računovodstva hrambo določa različna področna zakonodaja. Hramba računovodske dokumentacije je tako urejena npr. v Zakonu o računovodstvu (ZR), Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV-1), Zakonu o gospodarskih družbah (ZGD-1) in tudi v Slovenskih računovodskih standardih .
Roki hrambe:
Če pride do stečaja ali likvidacije, Slovenski računovodski standardi določajo posebne roke hrambe, in sicer:
Pomembno: doba shranjevanja računov se računa za polna koledarska leta, tekoče leto se v dobo ne všteva. Na primer: račun ste prejeli 4. avgusta 2021, zato začne 10-letni rok teči 1. januarja 2022, poteče pa 31. decembra 2031.
Za nekatere javne razpise in pozive lahko veljajo posebni predpisi ali morebitne pogodbene obveznosti glede hrambe dokumentacije.
Za hrambo projektne dokumentacije veljajo tako roki, ki jih v razpisu določi financer, kot tudi roki, ki jih določa veljavna zakonodaja. Če financer npr. določi, da je treba določeno dokumentacijo hraniti 8 let, zakonodaja pa za iste dokumente določa rok hrambe 10 let, je treba dokumentacijo hraniti 10 let.
Nevladne organizacije v javnem interesu morajo kot arhivsko gradivo hraniti kakršno koli gradivo, ki nastane pri delovanju v javnem interesu – npr. filmi, zgibanke, fotografije, zapisniki itd. Gre torej le za gradivo, ki se nanaša na delovanje v javnem interesu. To določa Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (50.b člen ZVDAGA).
Dokumentacija se kot arhivsko gradivo izloči na podlagi pisnih strokovnih navodil pristojnega arhiva.
_______________________________________
Pripravo tega prispevka je sofinanciralo Ministrstvo za javno upravo iz Sklada za NVO v okviru Javnega razpisa za podporno okolje za razvoj nevladnih organizacij 2019–2023.