kako pravilno hraniti dokumentacijo?

Kako hraniti dokumente?

Dokumente v fizični obliki po navadi hranimo v namenskih registratorjih v omarah.

Organizacijam, katerim računovodstvo vodi zunanji izvajalec, računovodsko dokumentacijo do konca obračunskega obdobja običajno hrani računovodski servis. Po koncu obračunskega obdobja in prevzemu dokumentacije lahko to tako kot ostalo dokumentacijo hranite v prostorih organizacije ali pa uredite hrambo na drugi primerni lokaciji.

Možna je tudi elektronska hramba. Da bi bila taka hramba skladna z zakonom, mora biti tudi npr. davčnemu organu zagotovljen dostop do vse dokumentacije (v okviru zastaralnega roka), ob tem pa ne smejo nastajati neupravičeni stroški. Elektronsko arhiviranje je urejeno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Če gradivo hranimo v digitalni obliki, je treba paziti, da je pooblaščenim uporabnikom dostopno ves čas trajanja hrambe, da gradivo varujmo pred izgubo in da je ves čas hrambe možna reprodukcija gradiva ter podobno.

Dokumentacija s področja delovnega prava

Na področju delovnega prava morate trajno hraniti evidenco o zaposlenih delavcih (14. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti – ZEPDSV), evidenco o stroških dela (17. člen ZEPDSV), evidenco o izrabi delovnega časa (19. člen ZEPDSV) ter dokumentacijo v zvezi z varnostjo pri delu (61. člen Zakona o varnosti in zdravju pri delu – ZVZD-1). Prav tako ste dolžni voditi evidenco o oblikah razreševanja nastalih kolektivnih delovnih sporov, ki vsebuje podatke o stavkah in arbitražah (20. člen ZEPDSV).

Trajno je treba hraniti tudi dokazila, ki jih je delodajalcu predložil kandidat, s katerim je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi.

Dokazila, ki jih je predložil delodajalcu neizbran kandidat, hranite vsaj 30 dni od dneva, ko je kandidat prejel obvestilo o neizbiri, saj v tem roku neizbran kandidat lahko zahteva sodno varstvo, če meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije. Pri določitvi natančnejšega roka hrambe upoštevajte namen hrambe, možnost uveljavljanja pravic iz izbirnega postopka in morebitne posebne predpise. Če gre za originalna dokazila, jih morate na zahtevo neizbranega kandidata vrniti. Kopije originalnih dokazil lahko hranite, dokler je mogoče uveljavljati pravice, ki izvirajo iz izbirnega postopka oziroma je mogoče vložiti ovadbo ali odškodninsko tožbo oziroma dokler specialni predpisi za posamezne postopke to zahtevajo. Ko takšna pravna podlaga ne obstaja več, morate dokumentacijo uničiti.

Za ostalo dokumentacijo, ki nastane v izbirnem postopku in je namenjena odločanju o izbiri najprimernejšega kandidata (vabila na razgovore, objava prostega delovnega mesta, vloge neizbranih kandidatov, sklep o izbiri, pritožbe ipd.), velja, da je treba glede hrambe upoštevati zastaralne roke (npr. če neizbran kandidat ne vloži pravnih sredstev zoper odločitev o izbiri, je treba dokumentacijo hraniti načeloma še 5 od odločitve o izbiri).

Če je neizbran kandidat zahteval sodno varstvo zaradi kršenja prepovedi diskriminacije, morate dokumentacijo hraniti do pravnomočnosti sodbe oziroma odločbe.

Evidenca članov

Podatke o članih hranite ves čas trajanja članstva. Ko članstvo preneha, je nadaljnja hramba posameznih podatkov odvisna od namena, za katerega jih potrebujete, in od zakonskih obveznosti. V evidenci obdržite le podatke, ki jih še potrebujete (na primer za dokazovanje plačil ali reševanje spora). Priporočamo, da si roke za različne vrste članskih podatkov določite v svojih internih pravilih.

Dokumente o članarini, ki jih organizacija potrebuje za izpolnjevanje davčnih obveznosti, hranite v skladu z davčnimi predpisi praviloma 10 let. Za takšno dokazovanje davčne obravnave članarin hranite dokazila o plačilih in podatke, iz katerih je razvidno, na katerega člana se posamezno plačilo nanaša.

Evidenca prostovoljcev

Prostovoljska organizacija ali organizacija s prostovoljskim programom mora voditi evidenco prostovoljcev in opravljenega prostovoljskega dela. Evidenco se vodi v elektronski ali fizični obliki tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov.

Zakon o prostovoljstvu (23. člen ZProst) določa, da se podatki v evidenci hranijo 10 let od zadnjega vpisa v evidenco prostovoljcev in opravljenega prostovoljskega dela. Listine, na podlagi katerih so bili podatki v evidenco vpisani (npr. evidenca prisotnosti prostovoljca na organiziranih aktivnostih), je treba hraniti 10 let od nastanka listine.

Poslovna in računovodska dokumentacija

Na področju računovodstva hrambo določa različna področna zakonodaja. Za zavode in ustanove je pomemben zlasti Zakon o računovodstvu (ZR), za društva pa Zakon o društvih (ZDru-1) in Slovenski računovodski standard 33. Za posamezne dokumente je treba upoštevati tudi davčne predpise, zlasti Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) in Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2).

Zakon o računovodstvu določa naslednje roke hrambe:

• Trajno: letni računovodski izkazi, končni obračuni plač zaposlenih in izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač;
• 10 let: glavna knjiga in dnevnik,
• 5 let: knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži, z zakonom predpisane listine in pomožne knjige;
• 3 leta: knjigovodske listine plačilnega prometa;
• 2 leti: prodajni in kontrolni bloki ter pomožni obračuni in podobne knjigovodske listine.

Zakon o davku na dodano vrednost določa rok hrambe za račune, in sicer:

• 20 let: računi, ki se nanašajo na nepremičnine;
• 10 let: ostali računi. Če obračunavate DDV po plačani realizaciji, ločeno evidentirajte prejeta in izvršena plačila ter v rokih za hrambo računov hranite plačane račune in dokazila o opravljenih plačilih.

Pomembno: doba shranjevanja računov se računa za polna koledarska leta, tekoče leto se v dobo ne všteva. Na primer: račun ste prejeli 4. avgusta 2026 in se nanaša na leto 2026, zato začne 10-letni rok teči 1. januarja 2027, poteče pa 31. decembra 2036.

Zakon o davčnem postopku določa, da poleg računov hranite tudi poslovne knjige, evidence in druge dokumente, ki jih potrebujete za ugotavljanje davčnih obveznosti, do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, kar praviloma pomeni 10 let od začetka teka zastaranja.

Če pride do stečaja ali prisilnega prenehanja, Slovenski računovodski standardi določajo posebne roke hrambe, ki začnejo teči po koncu postopka stečaja ali prisilnega prenehanja, in sicer:

• Trajno: letna poročila pred uvedbo postopka, otvoritvena bilanca in zaključna bilanca;
• 5 let: glavna knjiga, pomožne knjige (npr. blagajniška knjiga, knjiga osnovnih sredstev ter analitični evidenci kupcev in dobaviteljev ipd.) in dnevnik ter končni obračuni plač zaposlenih in plačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač;
• 1 leto: vmesni računovodski izkazi ter knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži, in z zakonom predpisane listine.
• 6 mesecev: knjigovodske listine plačilnega prometa v pooblaščenih finančnih institucijah ter prodajni in kontrolni bloki, pomožni obračuni in podobne knjigovodske listine.

Pri tem je treba upoštevati tudi daljše roke, če jih za posamezne dokumente določajo drugi predpisi

Projektna dokumentacija

Za nekatere javne razpise in pozive lahko veljajo posebni predpisi ali morebitne pogodbene obveznosti glede hrambe dokumentacije.

Za hrambo projektne dokumentacije veljajo tako roki, ki jih v razpisu določi financer, kot tudi roki, ki jih določa veljavna zakonodaja. Če financer npr. določi, da je treba določeno dokumentacijo hraniti 8 let, zakonodaja pa za iste dokumente določa rok hrambe 10 let, je treba dokumentacijo hraniti 10 let.

Hramba arhivskega gradiva

Nevladne organizacije s statusom delovanja v javnem interesu v sodelovanju s pristojnim arhivom odberejo gradivo o svojem delovanju v javnem interesu, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, ter ga hranijo trajno ali neodplačno predajo pristojnemu arhivu.

 ___

Pripravo tega prispevka je sofinanciralo Ministrstvo za notranje zadeve in javno upravo iz Sklada za NVO v okviru Javnega razpisa za podporno okolje za razvoj nevladnih organizacij 2023–2027.