• Zagotovite delovno opremo. Seveda je za uspešno delo od doma najpomembnejša ustrezna tehnologija. Zagotovite, da imajo vaše ekipe na voljo ustrezno opremo (računalnik, v nekaterih primerih tudi tiskalnik). Ne govorimo o tem, da ste dolžni kupiti novo opremo, vsekakor pa morate dovoliti, da svoja službena osnovna sredstva lahko odnesejo domov.
• Organizirajte skupinsko izobraževanje o uporabi digitalnih orodij. Vse prevečkrat predpostavljamo, da vsi poznajo vsa orodja in da jih vešče uporabljajo. V resnici se precej zaposlenih boji priznati, da jim digitalizacija povzroča preglavice. Da ne izpostavljate nikogar in da boste prepričani, da so bili vsi deležni enakih pogojev, za vse zaposlene organizirajte kratko izobraževanje, kjer boste postopoma predstavili vsa orodja, ki jih uporabljate, in ravnanje z njimi. Izobraževanje posnemite in ga posredujte vsem v organizaciji. Tako boste vedeli, da so res vsi obveščeni, vaši zaposleni pa se bodo znebili bojazni.
• Omogočite poenostavitev procesov, ki to dovoljujejo. To je čas, ko lahko na novo definirate naloge in njihovo izvedbo. Priznajte, da res ni potrebe po tiskanju in dolgih podpisnih procesih v živo. Marsikaj se da zoptimizirati s prenosom na digitalno okolje. S tem prihranimo ogromno časa, smo učinkovitejši in ... prispevamo k ohranjanju okolja. 🌍

Z ekipo se dogovorite, kaj organizaciji glede na vašo dinamiko najbolj ustreza. Navodila naj bodo preprosta, direktna in naj ne puščajo dvomov. Nato ta navodila jasno skomunicirajte med vsemi. Na koncu preverite, če so vsi pravilno razumeli. Le tako boste prepričani, da je bilo vse dorečeno in upoštevano. Ljudje namreč različno poslušamo – slišimo druge poudarke in tako se lahko kaj »izgubi v prevodu«. Dogovorite se o vsem: kdaj in na kakšen  način komuniciramo v določenih situacijah, kdaj uporabimo katero orodje, kako reagiramo v posamezni situaciji, kako se pripravimo na nepoznano. Navodila nadgrajujte vsakič, ko se vam pripeti nova situacija. In ponovite krog obveščanja. Konstantno poudarjajte pomembnost medsebojnega deljenja informacij, da postane deljenje del kulture organizacije.

Pri vodenju ekip, tako v pisarnah kot tudi virtualnih, je zaupanje temeljni pogoj za stremljenje k skupnim ciljem organizacije (Partick Lencioni, 5 disfunkcij tima).  Vodja mora zaupanje vzpodbujati. Če je odprt, dostopen in  razumevajoč, se to prenese na ekipo. Povejte in pokažite, ko se sami zmotite. Dajte vedeti, da se močno zavedate, da nihče ni nezmotljiv in da se na napakah učimo. Bodite iskreni tudi o svojih občutkih. Na ta način odpremo vrata iskrenosti v komunikaciji in odprtosti za soočanje s konflikti. Le tako lahko računamo na samoiniciativnost in prevzemanje, ne le pobud, temveč tudi odgovornosti za doseganje rezultatov. Pokažite ekipi, da jih razumete in da vam je mar. Na čisto osebni ravni. Da jih razumete in jim stojite ob strani. Največja napaka ekip je ravno to, da se ne povežejo na osebni ravni. Sedaj imate najboljšo priložnost.  Na vsakem skupnem srečanju  takoj na  začetku postavite vprašanje za vsakogar: Kako si? In prisluhnite čisto vsakomur. Nihče od prisotnih ne sme biti spregledan.

Konflikti so nekaj dobrega (razen medosebnih, ki v delovno okolje ne sodijo), saj tako rastemo. Če imamo zaupanje, imamo tudi odprto polje za izražanje in reševanje konfliktov (Partick Lencioni, 5 disfunkcij tima). Bodimo previdni:  ko naslavljamo konflikte, to naredimo v spoštljivem in pozitivnem tonu. Vodilo v komunikaciji naj ne bo: “ja, ampak…”, temveč: “ja, in….”.Ne negiramo mnenj, temveč jih nadgrajujemo.  S tem ustvarjamo okolje, kjer se sodelavci ne bodo bali predlagati nečesa novega, drugačnega. Vzpodbujamo izražanje mnenj z vprašanji:

• Kaj včeraj ni šlo?
• Kaj smo naredili narobe?
• Kako bi lahko to popravili?
• Nikakor in nikoli: Kdo je to naredil? Zakaj?... ! Izpostavljamo  napako, ne tistega, ki jo je naredil. Poudarjamo  iskanje rešitev, ne sankcij.

Vlagajte v znanje in skrbite za razvoj ekipe. Vzpodbujajte ekipni duh in sodelovanje. Omogočajte formalna izobraževanja in vzpodbujajte neformalna. Seveda neprestano poudarjajte deljenje znanj med zaposlenimi. Pri delu z ekipo pa nikar ne izpustite indvidualnih razgovorov. Bodite pozorni na vsakega posameznika, saj se vsakdo  srečuje z drugačnimi izzivi dela od doma, vsakogar motivira nekaj drugega. Prav tako smo  vsi različni. Poskrbite, da bodo vsi vključeni, da se bodo počutili razumljene in cenjene. Upoštevajte njihove domače razmere in preference pri organizaciji skupnih srečanj. Individualne stiske se prenašajo v ekipno dinamiko. Če ostajajo nenaslovljene in če zaposleni nimajo občutka, da lahko zaupajo, to povzroča medosebne konflikte v ekipi, česar res ne želimo. Nikoli naj vam ne bo škoda časa, ki ga namenite vsakemu posamezniku in nato ekipi v celoti. Obrestovalo se vam bo v vseh v uvodnem delu navedenih točkah. 😊

V času, ko ste na zvezi s svojimi sodelavci, naj bo ta čas resnično namenjen njim. Brez sočasnega preverjanja elektronske pošte, telefona, brskanja po internetu. Pokažite jim, da cenite njihov čas in da ste tu zanje. S tem dajete svoji ekipi dober zgled. Seveda se tudi vi soočate z domačimi situacijami. Naj vam ne bo neprijetno povedati, da vam je maček polil kavo med pogovorom z ekipo. Na ta način se še bolj povežete in pokažete, da ste tudi vi samo človek. Obenem pa pokažete, da če vi lahko v popolnosti namenite pozornost njim, lahko tudi oni. Vodite z zgledom!

Naj bo fokus vaših razmišljanj in aktivnosti - rezultat. Razmislite, kaj je namen vsakega srečanja z zaposlenimi, kaj želite doseči. V komunikaciji namenite več časa poslušanju kot govorjenju. Aktivno poslušanje prinese v ekipo več učinkovitosti in s tem boljše in hitrejše rezultate. Sočasno pa bodite pozorni, da enako sporočate s svojo energijo. Ta točka dopolnjuje  točko 6. 😉

V tem času se ogromno ljudi počuti odmaknjene, osamljene, izolirane od virov informacij. Vaša naloga je vzpodbujati formalno in neformalno druženje. Pozornost usmerite na pohvale in slavja uspehov. Izogibajte se grajanju. Naj bo vsaka neuspela akcija lekcija, ki smo se je kot ekipa naučili. Vsak uspeh pa obesite na veliki zvon. 😊 Tako se bodo ekipe večkrat srečale, se vzpodbujale in skupaj ustvarjale. Občutek osamljenosti bo manjši. Predvsem pa bodo ljudje imeli občutek, da se lahko o vsem odkrito pogovarjajo. Pa smo ponovno pri zaupanju. 😉

Ja, res je. Nismo najsrečnejši, ko dobimo iskreno povratno informacijo o svojem delu. Naš ego nekoliko »zacvili«. Ko ga potolažimo, pa je to odlična priložnost za izboljšanje našega dela, našega odziva, naše organizacije.  Je tudi odlična priložnost, da prevetrite procese, ki se izvajajo, ker »tako delamo že 20 let«.  Kadar vi ali ekipa opazite, da nekje ni učinka oziroma ga je manj, kot bi ga lahko bilo, vsekakor nekaj spremenite. Sedaj je čas, da posodobite vse, za kar v preteklosti niste imeli časa. Delo od doma je tudi umetnost obvladovanja časa in tako naj se na novo ovrednoti tudi procese. Najlažje se boste teh sprememb lotili s pogostim preverjanjem mnenja svojih zaposlenih.

Vaši zaposleni morajo vedeti, da se lahko v vsaki situaciji obrnejo na vas. Tako s službenimi tegobami, izzivi, dvomi, kot tudi z osebnimi. Naši zaposleni se namreč v času, ko smo vsi doma, soočajo z raznimi res težkimi situacijami. Bodite tu zanje. Nikoli naj vam ne bo škoda časa, ki ga namenite svojim zaposlenim.

Bodite nedostopni. Da, res je. Tudi to je izjemno pomembno. V časih, ko digitalno komuniciranje omogoča dostopnost povsod in ves čas, je nujno postaviti tudi meje. Vsak si mora odpočiti od digitalnih impulzov. Danes še toliko bolj kot v preteklosti. Vendar pozor. Tako kot vi si tudi vaši zaposleni zaslužijo svoj mir in počitek. Dajte jim vedeti, da to ne le razumete, temveč vzpodbujate. Seveda se skupno dogovorite, kdaj so ti digitalni mrki in kako ravnati v primeru urgenc. Ne pozabite – določite tudi, kaj urgenca je. 😊

Ker ste vse zgornje nasvete odlično dali v prakso, ste seveda opazili, da se je povečala učinkovitost, zaposleni so mirnejši in srečnejši in .. ostane celo nekaj časa za nekaj novega. Bodite inovativni. Bodite kreativni. Izmišljujete si nove in nove stvari, storitve, produkte in vzpodbujajte ekipo, da sledi zgledu. Če smo se kaj naučili v zadnjih letih, je to, da je sprememba edina stalnica v poslovnem okolju. To se nikoli ni bolj izrazilo kot v letošnjem letu. Tehnologija napreduje, ali to sprejmemo ali ne. Bodite drzni in testirajte različne novotarije, mentorirajte startupe, organizirajte hackathone in druge delavnice inoviranja, udeležujte se dogodkov, kjer se vam bodo širila obzorja v smereh, za katere danes resnično nimate časa. Vsekakor poskusite in nato s seboj popeljite tudi svojo ekipo.