Trenutno sprejeti ukrepi v državi in razglašena epidemija marsikateri nevladni organizaciji onemogočajo ali otežujejo izvedbo dogovorjenih projektov in programov, ki so financirani s strani države, občine oziroma drugih financerjev. V tem primeru se lahko organizacije sklicujejo na višjo silo.
Številne pogodbe že vključujejo določila o višji sili. Ta določajo, kdaj nastopijo okoliščine, ki pomenijo nastanek višje sile, in kakšna je pri tem odgovornost izvajalcev programov (npr. obvestilo financerju). V primeru, ko pogodbe že vključujejo določila o višji sili, jih mora izvajalec upoštevati in se po njih ravnati.
Če vaša pogodba ne vključuje določil o višji sili oziroma so ta nejasna, se okoliščine, kdaj gre za višjo silo, razlaga po splošnih načelih civilnega prava in veljavne zakonodaje s področja sklepanja pogodb. V vsakem primeru pa vam priporočamo, da čim prej stopite v stik z vašimi skrbniki pogodb, jih o vsem obvestite, ter skupaj z njimi poiščete najboljše rešitve.
Če trenutne okoliščine otežujejo pogodbene obveznosti do financerja
Če nevladna organizacija presodi, da svoje pogodbene obveznosti še lahko izpolni, a je to pod obstoječimi pogoji precej težavno, se lahko sklicuje na spremenjene okoliščine (112. člen Obligacijskega zakonika). Te omogočajo, da se s financerjem dogovori, da se pogoji za izpolnitev njenih obveznosti spremenijo (npr. seminar namesto meseca marca izvede v juniju, svetovanja namesto osebno izvaja preko spleta itd.). Če financer na to pristane, se prvotne obveznosti nevladne organizacije spremenijo, obveznosti financerja pa ostanejo enake.
Če trenutne okoliščine onemogočajo izvedbo pogodbene obveznosti do financerja
Če nevladna organizacija presodi, da svojih pogodbenih obveznosti sploh ne more izpolniti, in sicer niti deloma (npr. če je zavezana k izvedbi rokodelskih delavnic do določenega datuma, po katerem izvedba ni več smiselna, če je zavezana k izvedbi koncerta ali dogodka na praznovanju, ki je meseca marca) in je situacija takšna, da tudi nihče drug takšne obveznosti ne more izpolniti, obveznosti nevladne organizacije prenehajo (116. člen Obligacijskega zakonika). Tako zaradi nezmožnost izpolnitve nevladna organizacija po zakonu te obveznosti nima več in tega tudi financer od nje ne more zahtevati. Zakon pa v tem primeru predvideva tudi prenehanje obveznosti financerja. To pomeni, da nevladna organizacija nima pravice do dogovorjenih sredstev.
Če je projekt sestavljen iz več aktivnosti, potem to pravilo velja le za tiste, ki jih ne morete izvesti. Na primer, nevladna organizacija mora izvesti pet seminarjev do konca marca, izvedla pa je samo dva – v tem primeru preneha samo njena obveznost za preostale tri. Obveznost nevladne organizacije po izvedbi treh seminarjev tako preneha, financer pa lahko svojo obveznost sorazmerno zmanjša za neizvedene obveznosti (in v tem primeru torej izplača sredstva samo za dva seminarja). Podobno velja tudi v primeru, da je nevladna organizacija že izvedla določene projektne aktivnosti, projekta pa zaradi epidemije ne bo mogla do konca izvesti niti naknadno.
Kako ravnati v primeru otežene izvedbe dogovorjenih aktivnosti ali samo trenutne nezmožnosti izvajanja dogovorjenih aktivnosti (ki jih je sicer mogoče izvesti kasneje) ?
- Preverite, na kakšen način lahko dogovorjene aktivnosti projekta ali programa izvajate še naprej. Morda lahko projekt oziroma dogovorjeno aktivnost izvedete na drugačen način, z drugimi sredstvi. Tako lahko na primer dogovorjene sestanke in svetovanja opravite s pomočjo konferenčnega klica ali preko elektronske pošte. Preverite, če in kako lahko dogovorjene aktivnosti projekta ali programa izvedete kasneje, da bo njihov namen še vedno dosežen.
- O nastali situaciji nemudoma obvestite financerje projekta ali programa in jim predlagajte spremembo pogojev izvedbe aktivnosti ali spremembo rokov. Pri tem utemeljite, kako bodo aktivnosti kljub spremembi še vedno dosegle dogovorjene cilje in bo namen projekta ali programa dosežen.
- V sklenjeni pogodbi preverite morebitna določila o tem, kaj se šteje za spremenjene okoliščine in dolžnosti obveščanja. Če pogodba takšna določila vsebuje, mora nevladna organizacija ravnati na način, kot je dogovorjen v pogodbi.
- V sklenjeni pogodbi preverite, pod kakšnimi pogoji je določen nastop višje sile, kakšne so vaše obveznosti in pravice. V primeru, da vaša pogodba takšno določilo vsebuje, mora nevladna organizacija ravnati na način, kot je določen v pogodbi.
- Nevladne organizacije, ki izvajate programe in projekte, ki jih financirajo tuji financerji, preverite ali vaša pogodba vsebuje t.i. non-cost extension klavzulo, ki pomeni možnost razširitve projekta preko dogovorjenega datuma brez odobritve dodatnih sredstev.
Kako ravnati v primeru nezmožnosti izvedbe dogovorjenih aktivnosti (ki jih torej ni mogoče izvesti niti pod drugačnimi pogoji, niti jih izvesti kasneje) ?
- O nastali situaciji nemudoma obvestite financerje projekta ali programa in pojasnite nezmožnost izpolnitve (npr. izvedba aktivnosti bi pomenila kršitev vladnih uredb o prepovedi nudenja storitev ali o prepovedi združevanja). V obvestilu pojasnite, katerih aktivnosti ne morete izvesti – vseh ali samo nekaterih – in katere aktivnosti projekta ali programa ste izvedli. Ker lahko v tem primeru financer odstopi od pogodbe, če zgolj delna izpolnitev zanj nima pomena, predlagamo, da tudi utemeljite, kako bodo aktivnosti kljub spremembi še vedno vsaj delno dosegle namen projekta ali programa.
- V sklenjeni pogodbi preverite morebitna določila o tem, kaj se šteje za spremenjene okoliščine in dolžnosti obveščanja. Če pogodba takšna določila vsebuje, mora nevladna organizacija ravnati na način, kot je dogovorjen v pogodbi.
- V sklenjenih pogodbah preverite, pod kakšnimi pogoji je določen nastop višje sile, kakšne so vaše obveznosti in pravice. V primeru, da vaša pogodba takšno določilo vsebuje, mora nevladna organizacija ravnati na način, kot je določen v pogodbi.
V primeru, ko je financer že podal navodila glede izvajanja posameznih dejavnosti, se po njih ravnajte in ga obveščajte o možnostih izvajanja navodil. Če navodil glede izvajanja posameznih dejavnosti še ni bilo podanih, vam svetujemo, da financerja na to pozovete oziroma predlagajte način izvajanja aktivnosti v obdobju epidemije in sprejetih ukrepov države. Oziroma čimprej stopite v stik s skrbnikom pogodbe.
Številna ministrstva ter evropske institucije so tako že izdali tudi podrobnejša navodila upravičencem glede izvajanja posameznih dejavnosti.
Spodaj dodajamo nekatere izmed njih, seznam bomo sproti dopolnjevali.
Ministrstvo je 27. 3. 2020 pripravilo nova navodila za izvajalce socialnovarstvenih programov.
Dnevni centri ostajajo do preklica za uporabnike popolnoma zaprti. Strokovni delavci morajo biti na voljo in dosegljivi v času, ko je program namenjen uporabnikom, tako, da lahko uporabniki z njimi stopijo v stik preko telefona ali elektronske pošte.
Svetovalnice, informacijske pisarne in programi zagovorništva do preklica ostajajo popolnoma zaprti. Strokovni delavci morajo biti na voljo in dosegljivi v času, ko je program namenjen uporabnikom, tako, da lahko uporabniki z njimi stopijo v stik preko telefona ali elektronske pošte.
Delovanje namestitvenih programov, kjer je za uporabnike nujno potrebno zagotoviti podporo zaposlenih, ostaja nespremenjeno ob doslednem upoštevanju navodil in ključnih informacij o koronavirusu SARS-CoV, objavljenih na spletnih straneh NIJZ in gov.si. MDDSZ si bo ob morebitnem pojavu okužbe v namestitvenih programih za izvajalce namestitvenih programov prizadevalo pridobiti zaščitno opremo.
Pri izvajanju vseh aktivnosti je potrebno dosledno spoštovati navodila in smernice, ki jih objavljajo Nacionalni inštitut za javno zdravje, Ministrstvo za zdravje, Uprava RS za zaščito in reševanje ter druge pristojne institucije.
Splošno navodilo glede beleženja postopkov posameznega programa:
V bazi EVAPRO še naprej redno beležite vrsto dela zaposlenih. Baza vam omogoča, da izberete različne vrste postopkov, metod dela. V trenutni situaciji je za pričakovati, da se bo na račun nekaterih postopkov povečala količina drugih postopkov: skupinsko delo se bo zmanjšalo na račun individualnega dela z uporabniki, individualno delo pa bo v večji meri potekalo preko telefona in e-pošte ali forumov; določen delež dela neposredno z uporabniki se bo zmanjšal na račun dela v povezavi z osveščanjem in informiranjem splošne in strokovne javnosti ter promocijo programa, destigmatizacijo obravnavane populacije in publicistiko; več bo opravljenega administrativnega dela na račun neposrednega dela z uporabniki ipd.
Pozivamo vas, da pri svojem delu uporabite čim bolj intenzivne načine dostopanja do uporabnikov, saj se stiske ljudi, ki so že sicer ranljivi, v tem času še povečujejo. Tako lahko npr. zaposleni v dnevnem centru za otroke in mladostnike, ki v skladu z navodili MDDSZ ni odprt za stike z uporabniki, več časa nameni informiranju in tudi bolj poglobljenemu delu z mladimi preko sodobnih tehnologij (npr. delavnice, učna pomoč preko Skypa …). Količina opravljenega dela zaposlenih v programu se torej ne sme spremeniti glede na prijavljen obseg dela. V končnem poročilu bo mogoče utemeljiti posamezna odstopanja v posebnem okencu.
Za vse izvajalce socialnovarstvenih programov bo veljala vsa zakonodaja, ki jo bo Vlada RS sprejela zaradi izrednih razmer. Seznanjamo vas, da smo na MDDSZ pripravili ključne informacije in odgovore na pogosta vprašanja, ki so objavljeni tukaj.
Na tej povezavi pa je dostopna ikonografika prikaza situacij, kot jih predvideva veljavna zakonodaja.
Izvajalci, ki boste koristili različne možnosti uveljavljanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja v času posebnih okoliščin, boste o tem poročali v Končnem poročilu o izvajanju socialnovarstvenega programa.
- Do preklica prenehajte z vsemi aktivnostmi izvajanja Programa 1 - Program psihosocialne pomoči otrokom, mladostnicam, mladostnikom oziroma njihovim družinam. Izjema so individualne ure oziroma delavnice, katere lahko izvedete preko komunikacijskih naprav z video klicem (npr. Skype ipd).
- Manjkajoče ure lahko nadomestite na način kasnejše izvedbe delavnic ali izvedbe individualnih ur, za kar morate predhodno pridobiti soglasje ministrstva.
- Poročilo o opravljenih urah izvajalcev do preklica izvajanja ukrepov za nadzor in preprečevanje epidemije koronavirusa izpolnite na način, da natančno, po urah v dnevu, navedete, kaj je posamezni izvajalec programa delal.
- Do preklica prenehajte z vsemi aktivnostmi izvajanja Programa 2 – Program psihosocialne pomoči otrokom, mladostnicam, mladostnikom oziroma njihovim družinam. Izjema so delavnice, ki jih lahko izvedete preko komunikacijskih naprav z video klicem (npr: Skype, ipd).
- Manjkajoče, neopravljene delavnice lahko nadomestite na način kasnejše izvedbe.
- Poročilo o opravljenih urah izvajalcev, do preklica izvajanja ukrepov za nadzor in preprečevanje epidemije koronavirusa, izpolnite na način, da natančno, po urah v dnevu navedete, kaj je posamezni izvajalec programa delal.
- Do preklica prenehajte z aktivnostmi izvajanja vsebin centrov za družine. Izjema so le vsebine, ki jih lahko izvedete preko komunikacijskih naprav z video klicem (npr. Skype ipd).
- Manjkajoče neopravljene ure neformalnega druženja boste lahko nadomestili v okviru izvedbe dodatnih delavnic iz sklopov vsebin 2, 3 in 4, za kar morate predhodno pridobiti soglasje ministrstva.
- Poročilo o opravljenih urah izvajalcev do preklica izvajanja ukrepov za nadzor in preprečevanje epidemije koronavirusa izpolnite na način, da natančno, po urah v dnevu, navedete, kaj je posamezni izvajalec programa delal.
Programi javnih del
- Izvajalci morajo pri odrejanju ukrepov upoštevati Zakon o delovnih razmerjih.
- Če udeležencem javnih del ne morete zagotoviti dela, jim je potrebno odrediti čakanje na domu. Pri tem so upravičeni do nadomestila plače v višini 80 % od osnove, določene v Zakonu o delovnih razmerjih.
- Zaradi ustavitve javnega potniškega prometa so javni delavci upravičeni do povračila stroškov kilometrine za prevoz na delo.
ZRSZ bo upravičene stroške izplačeval v skladu s sklenjeno pogodbo.
PUM-O – Projektno učenje mlajših odraslih
- Od ponedeljka, 16. 3. 2020, se začasno prekine izvajanje programa PUM-O.
Programi izobraževanja in usposabljanja
- S ponedeljkom, 16. 3. 2020, se začasno prekinejo vse vključitve brezposelnih v programe izobraževanja in usposabljanja, ki se izvajajo pri zunanjih izvajalcih, in sicer v vseh izobraževalnih ustanovah, vključno z organizacijami za izobraževanje odraslih.
Programi praktičnih usposabljanj
- Praktična usposabljanja se lahko prekinejo.
- Pri usposabljanju na delovnem mestu in učnih delavnicah se izvajanje programov lahko začasno prekine. Če je nadaljevanje smiselno in možno, je možno podaljšanje pogodbe.
- Izvajanje preverjanj na kraju samem je začasno ustavljeno.
Nacionalna kontrolna točka je za čas pandemije prilagodila delovne procese za nemoteno črpanje evropskih sredstev. Poleg usmeritev, ki veljajo na posameznih programih, upravičencem sporočajo tudi to:
- V kolikor ne morete zagotoviti ustrezne dokumentacije oz. ustrezno podpisane dokumentacije (časovnice, izjave, Periodična poročila, Delovne naloge, dopise ipd.), jih lahko posredujete nepodpisane ali pa v pojasnilu zapišete, da dokumentacije zaradi izrednih razmer COVID-19 ni mogoče priložiti.
- Izdatki, ki zaradi razmer ne bodo potrjeni, bodo s strani nacionalne kontrole ostali nepotrjeni (»sitting duck«) in se jih bo potrdilo ob naslednjem pregledu poročila o napredku projekta, z vso pripadajočo in manjkajočo dokumentacijo.
- Izdatki za delo na projektih EU v primeru, ko javni uslužbenec dela od doma, so lahko upravičeni tako kot delo v službenih prostorih, v kolikor se navezujejo na izvedene projektne aktivnosti in dosežene rezultate v okviru projekta.
- V kolikor ne morete pripraviti dokumentacije v fizični obliki, lahko pripravite in posredujete vso dokumentacijo v elektronski obliki na nosilcu podatkov, saj vnos dokumentacije v sistem eMS ni mogoč. Fizično dokumentacijo boste posredovali po koncu pandemije.
Za vse dileme se obrnite na nacionalna.kontrola.svrk@gov.si.
Vse nadaljnje informacije in morebitne druge usmeritve bodo objavljene na spletni povezavi eu-skladi.si.
Služba Vlade RS za razvoj in evropsko kohezijsko politiko je pripravila posebno podstran, na kateri redno objavljajo nove usmeritve in dokumente, povezane z izvajanjem projektov evropske kohezijske politike v povezavi s COVID19.
1. Javni poziv za sofinanciranje programov mladinskega dela v letih 2020 in 2021
Urad RS za mladino bo v času, ko velja Zakon o začasnih ukrepih v zvezi s sodnimi, upravnimi in drugimi javnopravnimi zadevami, pripravil odločbe o izboru izvajalcev in sofinanciranju programov mladinskega dela v letih 2020 in 2021, objavil in vročil pa jih bo po prenehanju ukrepov.
2. Izvajanje programov mladinskega dela
URSM upravičence poziva, da v tem času svojih aktivnosti ne prenehate izvajati, temveč jih prilagodite tudi tako, da uporabite možnosti dela na daljavo, tudi s svojimi uporabniki. Pri tem pa dosledno upoštevajte navodila pristojnih organov.
3. Zbiranje informacij o aktivnostih v mladinskem sektorju
Ker ste se številne mladinske organizacije odzvale na nove razmere z dodatnimi ali prilagojenimi aktivnostmi, vas URSM vabi, da izpolnite spletni obrazec, s katerim želijo zbrati čim več informacij o delovanju in angažiranosti organizacij mladinskega sektorja v danih razmerah, tako na področju izvajanja mladinskega dela kot tudi na področju preprečevanja širjenja virusne bolezni COVID-19. Informacije zbirajo do 5. aprila 2020.
Izredne okoliščine bodo upoštevane pri spremljanju napredka posameznih programov in projektov. Upravičenci so pozvani, da skrbnikom pogodb sporočijo, kako bo situacija vplivala na izvajanje njihovih aktivnosti.
Obvešča upravičence, da naj upoštevajo navodila pristojnih institucij, hkrati pa vse spremembe sproti in pravočasno sporočajo skrbnikom pogodb.
Ministrstvo je pripravilo podrobnejša navodila za upravičence glede možnosti uveljavljanja stroškov dela, prilagoditve projektnih aktivnosti, podaljšanja rokov za izvedbo, prenosa sredstev in možnosti koriščenja povratnih sredstev (posojil).
Informacije bodo redno dopolnjevali.
Ministrstvo za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano sporoča, da do preklica roki za izpolnitev neke materialne obveznosti (na primer: vložitev zahtevka za izplačilo sredstev, obveznost poročanja po zaključeni investiciji, obveznosti sporočanja standardno obdelanih podatkov FADN, obveznost oddaje zahtevka za izplačilo 2. obroka pri mladih prevzemnikih itd.) ne tečejo. Upravičenci bodo tako lahko to obveznost izpolnili v roku 8 dneh po prenehanju ukrepov.
Za upravičence iz naslova ne-IAKS ukrepov Programa razvoja podeželja RS 2014–2020 to pomeni, da:
- jim ni potrebno v tem obdobju javljati višje sile na Agencijo RS za kmetijske trge in razvoj podeželja (AKTRP), če določene materialne obveznosti iz odločbe o pravici do sredstev ne bodo mogli izpolniti, saj roki v tem času ne tečejo;
- upravičenci imajo možnost vse obveznosti iz odločbe o pravici do sredstev izpolniti še v roku 8 dni po prenehanju ukrepov, kar bo ugotovila Vlada RS s sklepom, ki ga bo objavila v Uradnem listu RS;
- institut višje sile se bo lahko uporabil po poteku zgoraj omenjenega roka 8 dni po prenehanju ukrepov, če bodo imeli upravičenci na voljo premalo časa za izpolnitev obveznosti. Upravičencem, ki kljub podaljšanju rokov svojih obveznosti ne bodo mogli izpolniti, svetujemo, da na AKTRP javijo višjo silo v roku 15 delovnih dni od izteka omenjenega 8-dnevnega roka.
Prekinitev materialnih in procesnih rokov pa ne pomeni, da upravičenci ne smejo izpolniti morebitnih obveznosti v času prekinitve, če to lahko storijo in če za to ni ovir. Upravičence zato vseeno spodbujamo, da v čim večji meri – v kolikor so tega zmožni in je to zanje izvedljivo – izpolnijo svoje obveznosti.
V kolikor koronavirus vpliva na izvedbo vašega projekta, morate najprej stopiti v stik (e-pošta) z vašim skrbnikom pogodb na EACEA ter jim podrobneje opisati stanje ter vpliv na izvedbo projekta.
- Upravičenost stroškov za aktivnosti, ki že potekajo
Kjer je prišlo do odpovedi udeležbe na mobilnosti, sestanku ali drugem dogodki, zaradi koronavirusa (npr. obvezne samoizolacije, karantene, omejitve gibanja), lahko EACEA vseeno prizna stroške potovanja (letalske karte, namestitev), ki se jim organizacija ni mogla izogniti in ki ne morejo biti povrnjeni iz drugih virov. Ob tem mora upravičenec priložiti dokumentacijo, s katero upravičuje zahtevek (tudi dokazila, da ste zahtevali povračilo stroškov s strani agencije, letalskega prevoznika ipd. in da vam to ni bilo odobreno).
- Nezmožnost izvedbe projekta zaradi COVID-19
V primerih, da izvedba projekta zaradi koronavirusa ni mogoča, lahko EACEA dovoli spremebo aktivnosti ali kasnejšo izvedbo predvidenih aktivnosti. Upravičenci morajo za to podati prošnjo za spremembo ter jo ustrezno utemeljiti.
Dokumentacija
Upravičenci morajo hraniti vso dokumentacijo, s katero lahko upravičijo potrebo po spremembah projekta (predvsem s finančnega vidika).
Izvajalska agencija EACEA je za izvajalce projektov v okviru programa Ustvarjalna Evropa pripravila tudi odgovore na zastavljena vprašanja, ki jih najdete tu.
Za izvajalce projektov mobilnosti je EACEA izdala dodatno pojasnilo, da se zavedajo vpliva koronavirusa na izvajanje projektov ter izpada udeležencev oziroma nezmožnost vračanja. Vse upravičence pozivajo, da se čim prej obrnejo na svoje skrbnike pogodb ter z njimi preverijo možnosti uveljavljanja določila “višja sila” ter dodelitve dodatnih sredstev ali zamika izvajanja aktivnosti za do 12 mesecev.
Stroški za aktivnosti, ki ne morejo biti izvedene zaradi nepričakovanih okoliščin in izrednih razmer, ki so posledica epidemije koronavirusa in izven kontrole upravičenca, so lahko upravičeni, če ti stroški ne morejo biti povrnjeni s strani zavarovalnic.
Upravičenec mora narediti vse, kar je mogoče, da bi bili ti stroški čim manjši, vključno s pravočasno odpovedjo dogodkov ter izpolnjevanjem zahtevkov za povračilo stroškov pri ponudnikih in/ali zavarovalnicah.
Nastali stroški morajo biti ustrezno evidentirani, vključno s sporočili o odpovedi dogodka/potovanj.
To sporočilo se ne nanaša na situacije, ki bi nastale zaradi malomarnosti ali zaradi okoliščin, ki bi jih lahko pričakovali, niti zaradi odpovedi zaradi osebnih razlogov (npr. bolezni).
Evropska komisija upravičence, ki so vključeni v ukrepe promocije in informiranja o kmetijskih proizvodih, in imajo težave pri izvajanju odobrenih programov zaradi koronavirusa, obvešča, da lahko v primeru izjemnih okoliščin začasno ustavijo izvajanje programa.
Upravičenec do sredstev mora državo članico obvestiti o prekinitvi programa ter navesti razloge zanjo.
