ODDAJA LETNIH POROČIL DRUŠTEV NA AJPES PODALJŠANA VSAJ DO 31. 5.

Društva morajo do konca marca na AJPES oddati letna poročila, ki jih mora sprejeti zbori članov (skupščine, občni zbori). Zbori članov, na katere se vabi samo člane, ne sodijo med javne prireditve, zato njihova izvedba tudi v primeru zbiranja več kot 100 oseb ne bi bila v nasprotju z Odredbo o prepovedi zbiranja na javnih prireditvah v javnih prostorih zaprtega tipa v Republiki Sloveniji (Uradni list RS št. 16/2020), ki prepoveduje zbiranje več kot 100 ljudi na javnih prireditvah v javnih prostorih zaprtega tipa v Republiki Sloveniji. Če pa je občni zbor organiziran na način, da se nanj javno vabi vse (torej tudi nečlane), potem gre za javno prireditev in omenjena Odredba velja.

A tudi če zbor članov ni javna prireditev, bi njegova izvedba lahko bila v nasprotju s priporočili pristojnih institucij. Svet za nacionalno varnost je na primer sprejel ukrepe, da se predvsem (a ne izključno) na območjih Novega mesta, Črnomlja, Metlike in Bele krajine svetuje opravljanje dela na domu v čim večjem številu, odsvetujejo se tudi nenujna službena potovanja, Nacionalni inštitut za javno zdravje pa je med drugim tudi sprejel priporočilo, da organizatorji prireditev zaradi povečanega epidemiološkega tveganja razmislijo tudi o smiselnosti prireditev z manjšim številom ljudi. Čeprav ta pravila nagovarjajo delodajalce in organizatorje prireditev, je logika za člane in dogodke društev podobna.

Kako torej ravnati, da bo vse še vedno veljavno?

Društvo lahko iz razlogov varstva javnega zdravja izjemoma upraviči izvedbo zbora članov na daljavo, četudi  je v statutu morda predvidena samo izvedba s fizičnim srečanjem v živo. Objektivne razmere namreč lahko terjajo in upravičujejo prilagojeno uporabo veljavnih pravil društva (kot je na primer upoštevanje priporočil inštitucij s področja javnega zdravja).

Nekatera društva imajo možnost izvedbe korespondenčnih sej oziroma sej organov na daljavo že opredeljeno v svojem temeljnem aktu, kar jim nudi dobro rešitev v danih okoliščinah. Za številna društva, ki te možnosti nimajo opredeljene, pa spodaj objavljamo navodila (korake), kako izvesti zbor članov s sejo na daljavo v primeru, ko društvo takšne možnosti nima izrecno določene v statutu.

Dodano 12. 3. 2020:

Oddaja letnega poročila pred sprejemom na zboru članov

Če izvedba zbora članov niti na daljavo ni možna (npr. društvo ali člani društva nimajo ustrezne tehnične opreme ali znanja) društvom predlagamo, da letno poročilo pripravijo, da ga obravnava nadzorni organ društva in nato sprejme izvršilni organ društva (npr. upravni odbor, izvršni odbor) in se ga nato odda na AJPES. O tem je primerno obvestiti člane društva.

Ko bo to možno, naj društvo skliče zbor članov in na njem obravnava ter sprejme letno poročilo. Če se slučajno zgodi, da zbor članov sprejme spremenjeno letno poročilo, kot je bilo oddano na AJPES (npr. se vanj nekaj doda, se spremni kakšen znesek, itd.) – takšno možnost ima na podlagi Zakona o društvih, naj društvo na AJPES posreduje popravke že oddanega letnega poročila.

Na CNVOS smo sicer podali predlog, da bi AJPES zaradi izrednih razmer omogočil oddajanje letnih poročil tudi po 31. 3. 2020 in da v primeru zamud pri oddaji letos izjemoma  ne bi sprožal prekrškovnih postopkov, na kar pa AJPES ni pristal. Če društvo letnega poročila ne bi oddalo, bi se sicer tudi v morebitnem prekrškovnem postopku lahko sklicevalo na »višjo silo«, kar pojav korona virusa v tem trenutku zagotovo je, je pa zgoraj opisana rešitev vsekakor enostavnejša.

Dodano 17. 3. 2020 in dopolnjeno 18. 3. 2020:

Vložen predlog zakona za podaljšanje roka za oddajo letnih poročil

17. 3. je vlada v Državni zbor  vložila predlog Zakon o interventnih ukrepih na javnofinančnem področju, ki izrecno ureja tudi oddajo letnih poročil na AJPES.

Zakon predvideva podaljšanje roka za vse zavezance, ki morajo letna poročila oddati do 31. marca (kar velja tudi za vsa društva, z izjemo tistih, ki so zavezana k revizijo) in sicer se predvideva, da morajo ti letna poročila  oddati na AJPES najkasneje do 31. maja 2020.

Dodano 20. 3. 2020, dopolnjeno 29. 3. 2020:

Rok za oddajo letnih poročil na AJPES podaljšan vsaj do 31. 5.

V Uradnem listu je bil objavljen Zakon o interventnih ukrepih na javnofinančnem področju, ki določa, da morajo društva letna poročila  oddati na AJPES najkasneje do 31. maja 2020. Če epidemija slučajno ne bi bila preklicana do 15. maja 2020 (o tem odloči minister za zdravje), pa se rok še dodatno podaljša za 30 dni in torej do 30. junija 2020.

PRIPOROČLJIVI KORAKI IZVEDBE SEJE ZBORA ČLANOV NA DALJAVO

1. PRIMER: Društvo je že sklicalo sejo zbora članov (občni zbor, skupščino, kongres…)

• Člane obvestite o spremembi izvedbe zbora člana, in sicer, da se bo zbor članov zaradi preprečevanja širitve okužbe z novim koronavirusom in ob smiselni uporabi priporočil Sveta za nacionalno varnost Republike Slovenije oziroma Nacionalnega inštituta za javno zdravje izjemoma izvedel na daljavo. Obvestilo pošljite na isti način, kot je bilo posredovano prvotno vabilo na zbor članov.
• V obvestilu določite in pojasnite tehnični način izvedbe seje, to je, kakšen bo način razprave in glasovanja (na primer po navadni pošti, po elektronski pošti na določen naslov, na konferenčnem klicu).
• Če se bo glasovanje izvedlo pisno (po elektronski ali navadni pošti), v obvestilu določite rok za glasovanje o predlaganih sklepih seje. Priporočamo, da je ta rok vsaj nekaj dni po predvidenem začetku izvirno sklicanega občnega zbor z osebnim srečanjem v živo – če se glasuje po elektronski pošti, naj glasovanje traja vsaj tri celotne dni  (če je bil občni zbor sklican npr. za soboto, naj glasovanje poteka poleg sobote še celo nedeljo, ponedeljek in torek do polnoči); če se glasuje po navadni pošti, naj bo rok vsaj pet dni.
• Tudi pri seji, ki v celoti poteka pisno, omogočite razpravo pred glasovanjem tako, da zberete stališča članov in dostop do njih omogočite članom (na primer: prejete pripombe članov objavite na spletni strani, jih posredujete po el. pošti vsem članom, odgovarjate na vprašanja po telefonu …). Za razpravo lahko določite tudi poseben rok, do katerega lahko člani pošljejo svoje komentarje. Lahko pa iz praktičnih razlogov določite tudi, da razprava in glasovanje potekata istočasno, tako da lahko člani glasujejo takoj in ne šele po koncu razprave. Pri izvedbi seje po elektronski pošti bodite pozorni tudi na pravila varstva osebnih podatkov – društvo ne sme razkriti elektronskega naslova člana drugim članom, če za to nima soglasja člana. Zato obvestila pošiljamo v t. i. »skriti kopiji«.
• Pri sklicu in izvedbi seje ter glasovanja na daljavo smiselno uporabljajte vsa druga pravila društva, ki veljajo za običajne seje zbora članov (roki za sklic, posredovanje gradiv za glasovanje, predvidene večine, potrebne za sprejem sklepa, in podobno).

2. PRIMER: Društvo še ni sklicalo seje zbora članov (občni zbor, skupščino, kongres…)

• Na dnevni red seje na daljavo umestite le zadeve, o katerih mora zbor članov nujno odločati (na primer potrdilo predloga letnega poročila, izvedba volitev, če je to nujno potrebno …).
• Članom pošljete obvestilo o sklicu seje, kjer navedete, da se seja zbora članov zaradi preprečevanja širitve okužbe s koronavirusom in ob smiselnem upoštevanju priporočili Sveta za nacionalno varnost Republike Slovenije oziroma Nacionalnega inštituta za javno zdravje izjemoma izvede na daljavo. Obvestilo pošljete na način, kot se vedno sklicuje zbor članov.
• V obvestilu določite in pojasnite tehnični način izvedbe seje, to je kakšen bo način razprave in glasovanja (na primer po navadni pošti, po elektronski pošti na določen naslov, na konferenčnem klicu).
• Obvestilu priložite vsa gradiva, ki so potrebna za odločanje.
• Če se bo glasovanje izvedlo pisno (po elektronski ali navadni pošti), v obvestilu določite rok trajanja seje oziroma rok za glasovanje o predlaganih sklepih seje. Priporočljivo je, da je rok za glasovanje vsaj tri dni, če se glasuje po elektronski pošti, oz. vsaj pet do sedem dni, če se glasuje po navadni pošti. Nekaj dodatnih dni dopustite še za razpravo. Če se seja prične takoj (tako da se seja prične kar s samim sklicem), pri določitvi roka za glasovanje upoštevajte tudi rok za sklic seje občnega zbora (rok od sklica seje do poteka glasovanja ne sme biti krajši od roka za sklic seje občnega zbora, ki je določen v statutu).
• Tudi pri seji, ki v celoti poteka pisno, omogočite razpravo pred glasovanjem tako, da zberete stališča članov in dostop do njih omogočite članom vse do roka za glasovanje (na primer prejete pripombe članov objavite na spletni strani, jih posredujete po el. pošti vsem članom, odgovarjate na vprašanja po telefonu …). Za razpravo lahko določite tudi poseben rok, do katerega lahko člani pošljejo svoje komentarje. Lahko pa iz praktičnih razlogov določite tudi, da razprava in glasovanje potekata istočasno, tako da lahko člani glasujejo takoj in ne šele po koncu razprave. Pri izvedbi seje po elektronski pošti bodite pozorni tudi na pravila varstva osebnih podatkov – društvo ne sme razkriti elektronskega naslova člana drugim članom, če za to nima soglasja člana. Zato obvestila pošiljamo v t. i. »skriti kopiji«.
• Pri sklicu in izvedbi seje ter glasovanja na daljavo smiselno uporabljajte vsa druga pravila društva, ki veljajo za običajne seje zbora članov (roki za sklic, posredovanje gradiv za glasovanje, predvidene večine, potrebne za sprejem sklepa, in podobno).